Виды тайм менеджмента



Содержание страницы

Тайм-менеджмент. Как все успевать? Техника «Слоны и лягушки»

Здравствуйте, уважаемые читатели блога Твое решение!

Сегодня в этой статье я хочу рассказать вам об одной из техник тайм-менеджмента, которая помогает мне быстро и эффективно справляться с делами.

Главный принцип управления временем гласит: ничего не держать в голове! Весь поток дел, проблем, целей, задач, мечтаний, желаний необходимо выписывать на бумагу. Следуя этому, мы формируем список всего, что нам необходимо сделать.

Представим себе, что мы провели такую работу и выписали свои дела на бумагу. Перед нами уже составленный список. Это может быть список из 50 и более задач.

Проведем его сортировку по типу задач следующим образом.

Задачи «лягушки»
Выделяем задачи -«лягушки». «Лягушками» в тайм-менеджменте называют необходимые, но неприятные, постоянно откладывающиеся дела. Как правило, это дела, не требующие много времени на их выполнение. Но из-за постоянного откладывания, простое дело перерастает в большие неприятности, вытягивая все силы и энергию. Для кого-то это может быть звонок кому-либо, визит к врачу, для другого — помыть полы или сдать в химчистку одежду.

Задачи «слоны»
Затем находим в списке задачи – «слоны». «Слоны» в тайм-менеджменте — это большие задачи, объемные и сложные. Например, написание дипломной работы, изучение английского языка, ремонт квартиры и т.д. Осознавая глобальность такой задачи, ее исполнение мы постоянно откладываем на потом, результатом чего становятся авралы, нарушение сроков, нервные срывы и неудовлетворенность. В тайм-менеджменте «слонов» рекомендуется делить на части — «кусочки» или «бифштексы». Важно «слона» разбивать на «кусочки» до самых простых и легко выполнимых шагов. Когда большая задача раздроблена на части — подзадачи, то она уже не кажется такой грандиозной. И нам проще и охотнее браться за ее выполнение, остается последовательно выполнять пункт за пунктом, продвигаясь к цели.

Для того чтобы четко видеть к какому делу-«слону» относится та или иная подзадача, в своей практике применяю следующую краткую запись:
«название главной задачи – «слона»/подзадача/дата планируемого выполнения ».

Например, запись подзадачи задачи «слона» — «написать дипломную работу» может выглядеть так:
«Диплом/составить список литературы/2016-04-28».

Для «слона» — сделать ремонт в доме, запись подзадач может выглядеть так:
«Ремонт дома/замерить метраж пола/2016-04-20».

Такая запись позволяет четко визуально закреплять подзадачу за главной задачей.

Фиксация даты в названии задачи дает нам возможность увидеть:
• дату исполнения дела по плану;
• сколько времени задача откладывалась, в случае невыполнения задачи в срок.

В своем списке мы можем столкнуться с разновидностями «слонов». В тайм-менеджменте выделяют, помимо обычных пошаговых «слоников», еще дела- «мамонты» и дела — «розовые слоны» или «единороги».

Задачи «мамонты»
«Мамонты» — это большие дела, которые долгое время откладывались и совсем потеряли свою актуальность. Такие дела лучше вычеркнуть из списка и не тратить на них свою энергию.

Задачи «единороги»
«Розовые слоны» или «единороги» — это дела-мечты, за претворение в жизнь которых мы никак не можем приступить. Если мы хотим, чтобы такое дело реализовалось, необходимо превратить его в «слона» и «кушать по кусочкам». Если мы не поспешим это сделать, то такой «единорог» в конечном результате может превратиться в «мамонта».

Для себя использую правило, если задача в моем списке откладывается от 3 и более дней, то:
• эта задача переходит в ранг «лягушек», если не потеряла своей актуальности;
• эта задача переходит в разряд «мамонтов» и вычеркивается, если потеряла свою актуальность.

Как все успеть и удерживать по контролем все эти типы задач?
Есть простой и эффективный инструмент — «пинарик». Начнем по порядку.
Применим данную типологию задач к нашему списку дел и проведем его сортировку.
Вычеркиваем из списка дела «мамонты». «Слонов» разбиваем на маленькие «бифштексы». Затем оформим эту информацию в виде таблицы.
В первую колонку выписываем все наши задачи — «лягушки» и «бифштексы». «Лягушек» можно выделить соответствующим цветом.
В остальных колонках проставляем выполнение или невыполнение данных дел. Если в тот или иной день задача не планировалась к исполнению, оставляем клеточку пустой. Если дело в определенный дел планировалось и было выполнено, ставим «+» или «1» . В случае его не выполнения, ставим в ячейке «-» или «0». Дополнительно можно ячейку выполнения задачи выделять цветами: выполненное дело — яркий, позитивный цвет; невыполненное дело – серый.

Такого рода таблицы в своей практике я и называю «пинариком». Этот инструмент использую для контроля дел из самых различных областей жизни. О моем опыте применения «пинарика» можно прочитать здесь. Важно данный «пинарик» размещать на видном месте, чтобы мы видели таблицу постоянно и не забывали свои задачи и цели.

В дальнейшем руководствуйтесь правилом:
• «съедать» по 1-2 «лягушке» ежедневно;
• уничтожать 1-3 слона в месяц, «съедая» по 1 «бифштексу»от каждого ежедневно.

Краткий алгоритм применения техники «Слоны и лягушки»:
1. Выпишите на лист все свои дела, которые нужно сделать;
2. Вычеркните из списка дела – «мамонты»;
3. Выделите зеленым цветом задачи – «лягушки»;
4. Задачи – «слоны» разбейте на элементарные подзадачи – «бифштексы»;
5. Для записи подзадач используйте краткую форму:
«название главной задачи – «слона»/подзадача/дата планируемого выполнения»
6. Заполнить таблицу – «пинарик»;
7. Организация ежедневного учета и контроля выполнения задач в таблице – «пинарике».

Такой процесс выполнения задач вносит элемент игры и является дополнительной мотивацией к достижению цели.
Хочешь избавить себя от мутного болотца «лягушек» и достигнуть поставленных целей, применяй технику тайм-менеджмента – «Слоны и лягушки»!
И это будет ТВОЕ РЕШЕНИЕ!

Характеристика тайм менеджмента

Понятие тайм менеджмента появилось не так давно, однако сам принцип управления временем существовал еще задолго до появления самого термина. Тайм менеджмент – это эффективное планирование времени, как рабочего, так и личного. Делается это для достижения определенных целей, которые ставит перед собой каждый отдельный человек. Кроме планирования времени, тайм менеджмент включает в себя выделение приоритетных, то есть первоочередных задач, а также контроль их выполнения.

Тайм менеджмент – какой подходит именно вам

Психологи выделяют две разновидности тайм менеджмента: простой и системный. Первый состоит в наборе определенных методик, помогающих выбрать верный путь достижения цели. Системный подход заключается в постановке масштабной цели, поэтому психологи часто говорят о тайм менеджменте как о настоящей философии.

Управление временем – что для этого нужно

Характеристика тайм менеджмента описана в каждом учебнике по психологии. Основные признаки способа управления временем, которые его характеризуют, — это формулирование самой цели, ради которой требуется составление распорядка дня, здесь же само планирование времени, то есть распределение задач наиболее эффективно. Сюда же относится анализ требуемого времени на выполнение задач и реального времени, которое тратится на их выполнение. Важной характеристикой является расстановка приоритетов, то есть выделение первоочередных задач и тех, на которые требуется больше времени.

Структура технологии тайм менеджмента

Тайм менеджмент является полноценной технологией организации времени и имеет свою структуру, напоминающую слоеный торт и состоящую из нескольких важных процессов, которые накладываются друг на друга:

  1. Целеполагание (данный процесс состоит в определении наиважнейшей задачи, для достижения которой буду формулироваться задачи)
  2. Анализ времени каждой из поставленных задач (здесь предстоит проанализировать время выполнения каждой из задач и сравнить с запланированным временем)
  3. Разработка необходимой стратегии (этот процесс заключается в выборе одной из методик, которая поможет разработать план организации вашего времени; каждая из стратегий тайм менеджмента является по-своему эффективной и может подбираться индивидуально)
  4. Планирование времени, проводимое в соответствии с выбранной стратегией (данный процесс состоит в том, чтобы переложить выбранную методику на ваши задачи)
  5. Реализация в жизнь процесса управления временем (самый важный процесс, его выполнение полностью зависит от личности, её особенностей и внешних условий)
  6. Контроль выполнения задач и соответствия этого процесса установленному плану (этот процесс очень важен, так как позволяет не только следить за исполнением стратегии, но и анализировать свои ошибки)

Главные составляющие грамотного тайм менеджмента

Чтобы управление собственным временем давало ощутимые результаты и стало эффективным, необходимо помнить про элементы тайм менеджмента, которые являются залогом успеха.

  1. Выделите первоочередные задачи

Первый элемент – это расстановка приоритетов. Ни для кого не секрет, что выделение первоочередных задач – дело непростое, однако если подойти к этому серьезно и распределить все дела по порядку значимости, время будет значительно экономиться, и вы очень скоро это заметите.

Как же распределить все задачи по порядку? Существует два вида задач, которые мы ставим перед собой. Условно их можно поделить на обязательные и желательные. Чтобы ваша деятельность была наиболее эффективной, важно ставить дела обязательные над желательными, а из желательных выбирать только те, которые действительно могут помочь. При анализе каждого из дел отмечайте те, которые принесут наибольший результат.

  1. Увеличьте производительность труда

Следующая составляющая – это увеличение вашей производительности труда. Условия ее повышения до смешного просты. Самый лучший совет – это отказаться от лишних дел, то есть тех дел, которые выполняются в личное время. Согласитесь, что некоторые из наших занятий приносят исключительно удовольствие, но никакой эффективности. Этот совет относится к области выделения приоритетных задач. Когда вы научитесь правильно расставлять приоритеты, желание отвлекаться на посторонние вещи постепенно пропадет. Дело в том, что маловажные задачи появляются каждый день, однако отсрочка их выполнения либо уничтожает их, либо переносит в разряд дел неважных, но срочных.

Когда же еще может увеличиваться производительность труда? Чтобы помнить основные задачи, необходимо их записывать: список дел, который находится только в вашей голове, быстро забывается. Чтобы не откладывать задачи на потом, устанавливайте для каждой из них крайний срок. Когда для каждого дела появляются временные рамки, оно получает гарантию выполнения.

Если задача объемная и представляет собой несколько действий, которые трудно выполнить за один раз, разбейте это количество на несколько частей, чтобы иметь перерыв, в который можно отдохнуть и приготовиться к выполнению следующей части задачи.

Сюда же относится один немаловажный момент – поощрение. Похвала себе – это отличная мотивация. Поощрение может быть выражено как чашкой кофе в перерыве между частями одной большой задачи, так и приобретением нужной вещи, покупку которой вы откладывали.

Чтобы ваша работа была плодотворной, необходимо помнить несколько правил, которые помогут держать производительность труда на нужном уровне, а также будут способствовать выработке привычки, которая является залогом успешной работы.

  • Полезной привычкой будет опережение своего же плана. Если выполнение задачи занимает меньше времени, чем того требует ваш план, не растягивайте эти минуты, переходите к следующему пункту в вашем списке дел. В конце дня сэкономленное время можно будет потратить или на дополнительные задачи, или на личное время. что из этого приятнее – решать только вам.
  • Не используйте время, которое отведено на выполнение задачи, на другие дела. Время работы принадлежит исключительно работе! Логично, что если тратить это время на выполнение маловажных задач или же отвлекаться, сделать важные дела вы не успеете.
  • Если какая-либо задача является большой и может быть выполнена не только вами, привлекайте помощников. Распределение полномочий поможет не только сэкономить ваше время, но и развить организаторские способности.
  • «Русские не ищут легких путей» — эта фраза давно укрепилась в нашем сознании, и все мы, сами того не подозревая, ей соответствуем. Разумеется, что тайм менеджмента этот принцип неприемлем. Упрощайте каждую задачу до минимума этапов, отбрасывайте всё лишнее!
  • Если перед вами два варианта выполнения задачи, результаты которых будут одинаковыми, выбирайте только тот вариант, который вам нравится.
  • Объединяйте задачи, которые похожи. Нет смысла «раскидывать» важные звонки по всему дню, если их можно совершить в одно время.

Смотрите обучающее видео!

Никогда не останавливайтесь на достигнутом, приобретайте знания, умения и навыки каждый раз, когда вам представляется такая возможность. Чтобы узнать о том, как сделать это максимально эффективно, ищите курсы тайм менеджмента, видеокурс можно смотреть даже во время приготовления пищи. Данный пример – уже один из способов экономии времени, который вы сможете применить.

Тайм менеджмент: будь хозяином своего времени!

Посей мысль и пожнешь поступок; посей поступок и пожнешь привычку. Посей привычку и пожнешь характер, посей характер и пожнешь судьбу.

Тайм менеджмент или управление временем — очень важный навык, которым должен владеть каждый руководитель, каждый родитель и вообще – каждый взрослый человек, который хочет достигать определенных результатов в своей жизни.

Катастрофическая нехватка времени на личную жизнь и семью – с этим сталкивается практически тот, кто не умеет грамотно им распорядиться. В погоне за достижениями, человек сталкивается с быстрой утомляемостью, стрессом и апатией. Как управлять временем? Как грамотно структурировать день, чтобы успевать не только все, что необходимо, но и все, что хочется?

Понятие тайм менеджмента

Тайм менеджмент – это методика правильного управления временем, позволяющая повысить продуктивность и производительность человека. Она включает в себя 3 ключевых момента:

  1. Грамотная расстановка приоритетов.
  2. Распределение ресурсов, которые потребуются на достижение поставленных целей.
  3. Оптимизация рабочего процесса.

Даже благодаря основам тайм менеджмента, можно научиться управлять не только рабочим временем, а также уделить внимание семье, заняться хобби и саморазвитием, да и просто – остановиться на мгновение и получить удовольствие.

Техника позволяет не только грамотно осуществлять поставленные задачи, но и заниматься любимыми делами.

Принципы тайм менеджмента

Амбиции некоторых людей – безграничны, а собственные ресурсы – всегда ограничены. Тайм менеджмент помогает правильно организовать и спланировать время, грамотно расставляя приоритеты, вычленяя важное и первостепенное, отбрасывая несрочное или факультативное.

Следует подчеркнуть, что для того, чтобы применять основные принципы тайм менеджмента на практике, необходимо отказаться от иллюзий насчет своей организованности. Если только человек считает, что способен успеть все на свете, он обречен на неудачу. Но если он умеет адекватно оценивать свои возможности и знает, что в сутках всего 24 часа (плюс нужно время на сон и отдых!) – он вполне сможет повысить свою продуктивность.

Тайм менеджмент и простые способы управления временем можно использовать как индивидуальный или коллективный навык. Для организации командной работы сначала нужно разобраться со своими мотивами и планами, а затем – помочь сделать это другим людям. Но не наоборот!

Правильная постановка целей

Большинство людей не знает, как правильно поставить перед собой цель. В результате чего, снижается активность и исчезает мотивация. Прежде всего, цель должна быть четкой, иметь конкретные сроки и осуществимой. Без этих критериев, она становится просто желанием человека и со временем перестает мотивировать.

Принцип Вильфредо Парето

Принцип Вильфредо Парето в тайм менеджменте заключается в определении жизненных приоритетов. Если другими словами, этот принцип еще называется закон 20 на 80. Смысл его в том, что если человеку необходимо достичь поставленных целей, то на 80% результат будет зависеть от 20% действий. Какие это будут действия, каждый решает для себя сам.

Рациональный подход к привычкам

Принцип подразумевает развитие правильных и полезных привычек. Они способствуют выполнению всех запланированных за день дел. Специалисты доказали, что для прививания хорошей привычки достаточно 3-х недель.

Правильными привычками можно считать ежедневные утренние пробежки, ранний подъем или посещение спортзала. Вариантов, как поддержать свое тело в хорошей форме, на самом деле множество, каждый сам выбирает, что именно ему ближе.

Здоровое, подтянутое и сильное тело – это не прихоть богатых людей, а насущная необходимость, инструмент, благодаря которому они могут справляться с высоким уровнем стресса, жить в быстром ритме и решать действительно сложные задачи.

Скажи мне, в чем твой план, и я скажу – кто ты

Грамотно управлять своим как рабочим, так и личным временем без ежедневного планирования просто невозможно. Под ним следует понимать перечень задач, которые нужно сделать за день.

Для этого человеку необходимо каждый вечер составлять план на следующий день, а вечером уже подводить итоги. Для работы удобно также использовать еженедельное, ежемесячное, ежеквартальное или ежегодное планирование. Есть те, кому нравится создавать планы на более длительный срок. Традиционным инструментом для эффективного планирования считается ежедневник, но помимо него можно пользоваться мобильными приложениями, многочисленными компьютерными программами или даже засечками на стене тюремной камеры.

По опыту бизнесменов и руководителей можно сказать, что никакой принципиальной разницы между бумажными или электронными планировщиками задач нет. А вот разница между теми, кто может, и кто не может создавать реалистичный план – есть.

С неудачей, торможением рабочего процесса и потерей мотивации непременно столкнется тот, кто нечестен с собой. Прежде, чем включать какой-либо пункт в свой график задач, следует внимательно прислушаться к себе и осознать свои мотивы. Быть в согласии с собой – это не менее важно, чем быть продуктивным.

Правила тайм менеджмента

Ни одна из методик не считается универсальной, которая подойдет абсолютно всем, даже тайм менеджмент. Однако, соблюдение правил тайм менеджмента помогает создавать свою индивидуальную систему управления временем, которая будет учитывать особенности и потребности человека.

  1. Личное время следует планировать, учитывая не только объективные факторы, но и субъективные, такие как настроение. Иметь вдохновение на какую-либо работу важно не только для представителей творческих профессий, но и для всех, кто хочет чувствовать себя счастливым, а не подавленным и опустошенным.
  2. Если в списке дел на день много задач, нужно обязательно расставлять приоритеты, чтобы как можно раньше устранить муки совести. После того, как неотложные дела сделаны, можно либо продолжить действовать по плану, либо перенести остальное на другой день. Ни один человек не в состоянии круглосуточно быть безупречным и не отдыхать.
  3. Очень поможет в правильном управлении временем использование в жизни принципа Парето. Необходимо найти те самые 20%, которые наиболее важны.
  4. Человеку, который хочет изменить свою жизнь в лучшую сторону, следует носить список дел постоянно с собой и регулярно с ним сверяться, чтобы не упустить важные моменты.
  5. При составлении списка дел необходимо учитывать индивидуальные биоритмы, ведь у каждого человека пики активности приходятся на разное время. В целом эндокринная система работает таким образом, что сложные дела проще всего делать до 12 часов дня. Но длительные привычки, например, многолетний опыт работы по ночам, тоже нужно учитывать.
  6. Никогда не стоит работать отрывками, если браться за одно дело, лучше его довести до конца и только потом уже приступать к другому. Фокусироваться сразу на нескольких задачах гораздо сложнее, чем на одной.
  7. Необходимо постоянно мотивировать себя, только не в коем случае не принуждать. Мотивация должна быть положительной. Обещание удовольствия, награды или облегчения работает лучше, чем давление, принуждение или шантаж.
  8. Если для выполнения задания потребуется не более 10-ти минут, следует его выполнить сразу, не откладывая на потом.
  9. Все запланированные дела должны быть выполнимыми и достаточно простыми. Большую задачу нужно дробить на множество более простых и понятных этапов.

Все правила необходимо корректировать по ситуации, рассматривать, как полезный совет, а не как аксиому. Спустя некоторое время планирование времени станет приятной привычкой.

Список дел, как считают психологи, лучше составлять в настоящем времени и от первого лица. Такая уловка будет мотивировать к действию.

Как управление временем влияет на жизнь?

Тайм менеджмент в жизни позволяет за короткие сроки реализовывать больше творческих проектов, зарабатывать больше денег и получать больше удовлетворения.

Современные приемы тайм менеджмента отличаются гибкостью и разрешением на отдых, ведь специалисты давно отказались от жесткой мотивации себя или других людей. Разрешение на отдых, как это ни парадоксально, повышает работоспособность человека, помогает обрести свежий взгляд на задачи и достичь своей цели более быстрым и изобретательным способом.

Применение в жизни правил тайм менеджмента дает больше осознанности в повседневных делах, позволяет увидеть, на что тратятся минуты, дни и годы, подвести некоторые итоги своих действий.

Воспользовавшись даже основными методами тайм менеджмента, человек вскоре станет замечать, как меняется жизнь. Кроме того, состояние здоровья заметно улучшится, так как в распоряжении будет больше времени для отдыха.

Противоречивые мотивы

С точки зрения психологии есть разные взгляды на проблему мотивации и организации времени. Но все профессионалы так или иначе рекомендуют сначала разбираться с мотивацией, и только после этого приступать к составлению плана.

Приступая к проекту или задаче, полезно ответить себе на следующие вопросы:

  1. Зачем мне это нужно? Что конкретно я хочу получить от этого дела? Обычно люди хотят простых и понятных вещей: денег, удовольствия, повышения самооценки. Помимо этого, они хотят заботиться о других людях, о своих подчиненных, коллегах, детях и родственниках. Осознание мотива поможет расставить приоритеты.
  2. Есть ли в этой задаче что-то, что мне сложно сделать? Есть ли что-то, что меня раздражает, смущает, отталкивает, что вызывает гнев или любое другое неприятное чувство? Отвечая на этот вопрос, человек поймет, какое состояние будет саботировать его деятельность, вставлять палки в колеса и устраивать неприятные сюрпризы. С чувством, которое удалось обнаружить, не обязательно что-то делать, но его обязательно назвать и заметить в себе самом.
  3. После такого упрощенного анализа своей мотивации, можно в любой форме составить план, прописать реалистичные сроки, и в назначенный час приступить к действиям.

Глядя на успешных людей, сложно представить, что они тоже имеют дело с конфликтом между страхом и желанием, между неуверенностью и стремлением. Кажется, что эти люди – цельные и целеустремленные, и не знаю никаких сомнений и тревог.

Это не так. Любой, кто начнет делать что-то сложное, новое или ответственное, обязательно почувствует кризис мотивации в какой-то момент. Справиться с этим, и вернуться к проекту, поможет самоанализ или консультация психолога.

Тайм-менеджмент: виды, методики, обучение тайм-менеджменту

Время – это наш самый ценный ресурс. Однако большинство людей не умеет им управлять. С целью повышения эффективности его использования была создана специальная технология под названием тайм-менеджмент. Теперь любой может научиться управлять временем при выполнении различных задач и целей.

Что такое тайм-менеджмент? Основные принципы управления временем

Тайм-менеджмент представляет собой совокупность действий, направленных на упорядочение временных затрат на решение различных задач. Простыми словами, под этим понятием скрывается распределение, учет и оперативное планирование данного ресурса. Существует несколько основных принципов управления временем:

  • планирование и фиксирование плана действий;
  • расстановка приоритетов;
  • фокусировка на главном;
  • анализ опыта.

Планирование и фиксирование плана действий

Планирование – это фундамент, на котором строится вся технология тайм-менеджмента. Данный принцип позволяет быстрее добиваться решения поставленных задач и освободить время на восстановление сил и отдых.

Важным моментом является фиксирование плана действий. Это можно делать двумя способами:

  • в электронном виде (на компьютере или мобильном гаджете);
  • на бумаге (в органайзере или блокноте).

При этом не нужно строить планы «в уме». Особенно это актуально для тех, кто только изучает основы тайм-менеджмента. Данный принцип обусловлен тем, что человек, который не записывает свои цели, подсознательно не отвечает за их выполнение.

Наиболее эффективный инструмент для планирования – это диаграмма Ганта. Она представляет собой графический способ отображения порядка достижения целей и продолжительность этого процесса. Диаграмма состоит из полос, каждая из которых отвечает за выполнение отдельной задачи. Конечные точки – начало и завершение работы над проектом.

Расстановка приоритетов

Еще один важный принцип тайм-менеджмента – расстановка приоритетов. Данный процесс подразумевает сортировку задач в порядке убывания уровня их важности. Чтобы расставить приоритеты, обычно используется 3 методики:

  • квадранты Кови;
  • матрица Эйзенхауэра;
  • принцип мишени.

Квадранты Кови предусматривают деление всех задач на 4 части:

  • важные и срочные;
  • важные, но несрочные;
  • срочные, но неважные;
  • несрочные и неважные.

Успешные люди, использующие методы Кови, предпочитают сначала уделять свое внимание второму квадранту. Выполняя важные, но несрочные цели, они экономят время при выполнении других задач.

Самым распространенным вариантом считается принцип Эйзенхауэра. Он предусматривает создание некой анкеты, состоящей из ряда вопросов, позволяющих определить срочность и важность той или иной задачи. Используя этот принцип, можно классифицировать все цели и построить иерархию дел.

Данная методика предусматривает использование матрицы Эйзенхауэра, которая похожа на квадранты Кови. В соответствии с принципами ее построения дела также делятся на срочные и несрочные, важные и неважные.

К популярным способам расстановки приоритетов также стоит отнести «принцип мишени». В этом случае человек сначала пытается выполнить те задачи, которые первыми попали в его поле зрения. Он не разделяет свои цели на важные и неважные, поэтому, используя этот принцип, не стоит рассчитывать на продуктивные результаты своей деятельности.

Фокусировка на главном

Рассматривая принципы эффективного тайм-менеджмента, также стоит вспомнить о фокусировке на главном. Другими словами, успешный человек не должен распыляться на выполнение второстепенных задач.

Данный принцип особенно важен для мам и женщин, которым обычно необходимо выполнить огромное количество дел. Опыт подобного «семейного» тайм-менеджмента говорит о том, что фокус на главном дисциплинирует. Многие мамы, использующие данный принцип, утверждают, что сделав все самое важное утром, они освобождают обеденное и вечернее время.

Анализ опыта

Чтобы никогда не задаваться вопросом, как все успевать, успешные люди рекомендуют анализировать время, потраченное на выполнение той или иной работы. Желательно проследить свой опыт хотя бы на протяжении одной недели.

Классифицировать расход времени можно по-разному. Одни группируют дела по важности, другие разделяют их на технические и творческие, третьи – на отдых, работу и т.д. В ходе анализа следует подсчитывать не только время, но и объем сил, потраченных на выполнение цели.

Проанализировав свои действия, можно найти «слабые места», которые в дальнейшем позволят существенно увеличить продуктивность и сэкономить такой ценный ресурс как время.

Большинство людей привыкло измерять время часами, минутами и секундами. Однако основные принципы тайм-менеджмента учат нас измерять жизнь событиями. В соответствии с этим утверждением основным жизненным принципом человека, использующего технику тайм-менеджмента, является расстановка приоритетов. Кроме того, искусство управления временем учит:

  • правильно расставлять цели;
  • анализировать произошедшие события;
  • планировать свои действия;
  • сохранять порядок в делах;
  • постоянно искать мотивацию.

Виды тайм-менеджмента

Существует различные подходы к классификации тайм-менеджмента. Большинство специалистов делит эту технику управления временем на 3 вида:

Личный

Личный тайм-менеджмент касается только лишь одного человека и может затрагивать как его личное время, так и профессиональную деятельность. Самоменеджмент будет актуален для тех людей, которые не успевают выполнить все свои цели. Их основной проблемой является неправильное распределение времени.

Первое правило личного тайм-менеджмента – планирование своего дня. Вторым принципом самоменеджмента является мотивация. Зачастую залогом успеха и быстрого преодоления любых задач являются «горящие глаза». Если человек получает удовольствие от того, что он делает, можно не сомневаться в достижении необходимого результата.

Профессиональный

Профессиональный тайм-менеджмент, прежде всего, актуален для управленца. Его зачастую используют руководители крупных компаний в процессе разработки графика работы предприятия, отдельного подразделения или конкретного человека.

Профессиональный тайм-менеджмент предусматривает ранжирование степени значимости различных заданий и сроков их выполнения. На основании проведенного анализа руководитель ставит конкретные задачи перед своими подчиненными и в дальнейшем осуществляется контроль их выполнения.

Социальный

Основной задачей социального тайм-менеджмента является оптимизация временных затрат в процессе межчеловеческих взаимоотношений. Если говорить коротко и ясно, то данная технология управления временем предусматривает налаживание эффективной работы группы лиц.

Частный пример этой технологии – согласование процессов в корпорации. Если персонал компании работает слаженно, то она получает высокий уровень доходов. Если же каждый сотрудник не будет работать на команду, то и результат будет негативным, так как в любой сфере деятельности важно взаимодействие.

Каждый из перечисленных видов тайм-менеджмента будет актуален в определенной ситуации. Например, человеку, желающему постоянно самосовершенствоваться и искать новые цели, необходимо использовать самоменеджмент. Если он достиг определенных высот и стал руководителем отдела, филиала или компании, то ему уже придется использовать основы профессионального управления временем. А если рассматривать данную технику по отношению к большому коллективу, то актуальным будет социальный тайм-менеджмент.

Методики тайм-менеджмента

Сегодня для достижения необходимого результата используется целый ряд методик тайм-менеджмента. Несколько вариантов уже были описаны в разделе «Расстановка приоритета». Однако на этом перечень методов, позволяющих эффективнее управлять своим личным и профессиональным временем, не исчерпывается.

В список лучших современных приемов тайм-менеджмента входят:

  • ABC-анализ;
  • Правило Парето;
  • Хронометраж;
  • составление списка задач.

ABC-анализ

Эффективный тайм-менеджмент зачастую строится на таком методе, как ABC-анализ. В соответствии с принципами данной методики все цели можно разделить на 3 категории – A, B и С.

  1. А-задачи – это наиболее важные и неотложные дела, которые следует выполнить в первую очередь.

Такие задачи отличаются своей трудоемкостью. Для обеспечения должного уровня продуктивности рекомендуется выполнять как минимум 2 подобных дела в день. В противном случае можно потерять рабочий темп.

  1. В-задачи – это цели средней важности.

Зачастую исполнение данных дел не зависит от вас. Поэтому некоторые В-задачи можно делегировать своим подчиненным. Правила эффективного тайм-менеджмента предусматривают выполнение 2-3 заданий такого плана в день.

  1. С-задачи – это наименее важные дела, на выполнение которых может быть потрачена уйма времени.

Но такие цели обычно несут обязательный характер. Поэтому их достижение лучше доверить подчиненным. Если же такой возможности нет, то от выполнения подобных задач лучше отказаться или уделить им не больше 45 минут в день.

Этот метод тайм-менеджмента и управления временем считается одним из самых эффективных. Соблюдая вышеуказанные правила, можно добиться требуемых результатов в любой сфере деятельности.

Правило Парето

В тайм-менеджменте активно используется такой метод, как «Правило Парето». Оно было сформулировано в 1897 году итальянским экономистом Вильфредо Парето. Суть этого правила состоит в том, что 20% приложенных усилий и вкладываемых средств обеспечивают 80% конечного результата.

Для лучшего понимания принципа Парето стоит рассмотреть конкретный пример. Предположим, что вам необходимо найти ответы на конкретные вопросы в одной из энциклопедических книг. В соответствии с правилом Парето, вы найдете 80% требуемой информации в 20% объемах текста.

Если человек знает, что ему нужно найти, он не будет перечитывать все книги. Он просто возьмет необходимый экземпляр, пролистает его и внимательно изучит лишь отдельные страницы. За счет этого можно сэкономить сразу 80% своего времени.

Хронометраж

Основные положения тайм-менеджмента также предусматривают использование методики «Хронометраж». Эта техника предназначена для:

  • мониторинга временных затрат;
  • мотивирования;
  • определения затрат времени на конкретные виды работ;
  • выявление так называемых «воров времени» (например, бессмысленный интернет-серфинг).

Для использования этого метода необходимо несколько инструментов: блокнот, ручка, часы, диктофон, специальные гаджеты и софт. Вооружившись ими, можно приступить к учету затрат времени. Условно их можно разделить на 4 категории:

Под рутиной подразумеваются регулярные домашние и рабочие дела. К этой категории также можно отнести составление отчетов, посещение собраний и т.д. Под потерями стоит понимать время, потраченное на дорогу, интернет-серфинг, бессмысленные разговоры и выполнение ненужных дел.

Что такое сон и отдых, наверное, понятно каждому. А вот в категории «Главное» стоит отметить время, потраченное на:

  • общение с семьей и близкими;
  • развивающие занятия (чтение, рисование и т.д.);
  • активную рабочую деятельность;
  • занятия спортом и т.п.

Конечно же, большую часть своего времени следует тратить на дела, представленные в категории «Главное».

При использовании методики «Хрономтраж» необходимо вести своеобразный дневник. Он может выглядеть таким образом:

Как видно из этого примера, за 4 часа сотрудник эффективно работал только лишь на протяжении 90 минут. Остальное время он потратил на рутину, потери и отдых.

Проанализировав таким образом свою деятельность на протяжении нескольких дней, можно получить общую картину того сколько времени тратится без пользы и увидеть реальный объем эффективно проведенного времени.

Кроме того, можно сделать вывод о том, какие дела лучше выполнять одновременно. Например, возвращаясь к вышеуказанному случаю, можно обедать и обсуждать с коллегами последние новости. Для этого не нужно выделять дополнительные 30 минут рабочего времени.

Составление списка задач

Выставление приоритетных задач является базовым инструментом тайм-менеджмента. Но для этого сначала необходимо составить список дел, он поможет оценить текущую ситуацию и уровень загруженности. При этом перечень необходимо постоянно обновлять, удаляя выполненное и записывая новые цели.

Составление списка дел и их ранжирование – это только начало пути. Результат будет виден только после их выполнения. Поэтому важнейшее значение имеет самомотивация. Следует придумать небольшие вознаграждения за выполнение всего списка или самых неприятных его частей. Призом может быть:

  • чашечка кофе;
  • перекур;
  • любимое лакомство и т.д.

Успешное выполнение дел из перечня требует системного подхода. Не нужно упрямо идти по списку. Если сейчас нет возможности выполнить какое-то задание, то стоит перейти к следующему пункту. Подобное управление изменениями позволит добиться максимальной продуктивности.

Перечисленные методики, прежде всего, предназначены для систематизации действий. Они помогают понять, как из-за беспорядка тратится самый ценный и невосполнимый ресурс – время. Эти техники тайм-менеджмента позволяют найти правильную мотивацию и сделать следующий шаг на пути своего развития.

Литература и обучение тайм-менеджменту

Сегодня существует огромное количество различных книг, тренингов и практикумов, направленных на изучение основ тайм-менеджмента. Причем современная литература доступно расскажет об основных принципах этого направления как для взрослых, так и для детей.

Среди наиболее востребованных источников обучения тайм-менеджменту стоит отметить самые популярные.

Книга «Тайм-Драйв»

Автор – Глеб Архангельский. В этой книге в доступной форме рассказывается о том, как правильно расходовать невосполнимый ресурс времени. Для понимания основных принципов тайм-менеджмента автор приводит реальные примеры. Кроме того, он пошагово объясняет как стать успешным, рационально используя временные ресурсы. Глеб Архангельский также является автором книг «Корпоративный тайм-менеджмент» и «Формула времени».

Книга «Тайм-менеджмент»

Автор – Брайан Трейси. Прочитав эту книгу, можно научиться справляться с бесконечными отвлекающими факторами и побороть такую проблему, как прокрастинация (откладывание дел на потом). Автор также учит определять ключевые задачи и неважные дела, которые можно делегировать другим.

Тренинг «Экстремальный тайм-менеджмент»

По окончанию курса можно научиться выходить победителем из любой критической ситуации с ограниченным количеством времени. Подобный экстрим-тренинг учит достигать целей, отбрасывая все лишнее и побеждая обстоятельства. Программы управления временем в критических ситуациях научат находить новую мотивацию, избегать негативных мыслей и добиваться результата в условиях хаоса.

Тренинг «Корпоративный тайм-менеджмент»

В ходе обучения можно научиться расставлять правильные акценты в процессе управления компанией. Программа данного тренинга предусматривает изучение целеполагания по технологии SMART (поставленная цель должна быть конкретной, измеримой, достижимой, релевантной и определенной по времени). В ходе обучения также изучаются основы планирования времени, диаграмма Ганта, техника расстановки приоритетов и эффективные способы делегирования.

Практикум по тайм-менеджменту И. С. Калинина

В ходе обучения слушатели узнают, как управлять своим временем, чтобы достичь всех поставленных целей, затратив на это минимум усилий. Практикум позволяет лучше понять основные принципы и методики тайм-менеджмента. Такой курс будет актуален для психологов, менеджеров различного профиля, консультантов, бизнес-коучей и всех, кто заинтересован в оптимизации своей жизни.

Практикум «Сбалансированное планирование»

Аудиторией этого курса являются рекрутеры и менеджеры по персоналу. В ходе обучения будет осуществлена презентация современных методов и инструментов планирования. Кроме того, слушатели курса на практике познакомятся с балансовой моделью, обеспечивающей эффективную затрату времени и энергии. По окончании обучения можно будет забыть о таких понятиях, как работа «на износ», хронический стресс или «профессиональное выгорание».

Сегодня тайм-менеджмент актуален как никогда. Развитие современных технологий заставляет людей двигаться в разы быстрее. Любое промедление может стоить очень дорого. Увеличение темпа современной жизни заставляет повысить скорость мышления и устранить любые временные потери. Именно для этого активно используются такие инструменты тайм-менеджмента, как планирование, делегирование и расстановка приоритетов. Правильное управление своим временем является залогом успеха как в личной жизни, так и в карьере.

Функции тайм-менеджмента (стр. 1 из 4)

Федеральное агентство по образованию

Государственное образовательное учреждение

высшего профессионельного образования

«Белгородский государственный университет»

по дисциплине «Менеджмент»

на тему: «Функции тайм-менеджмента»

1. Тайм-менеджмент: сущность и принципы

2. Причины дефицита времени

2.1 Инвентаризация времени

2.2 «Поглотители» времени

3. Постановка цели

4.1 Классическое планирование

4.2 «Золотые» пропорции планирования времени

4.3 Техника анализа сложности задач

5. Делегирование полномочий

6. Контроль итогов и корректировка целей

7. Информация коммуникация

8. Пять уроков тайм-менеджмента

Список используемой литературы

Тайм-менеджмент — это относительно новая для России и динамично развивающаяся отрасль менеджмента. Ее основная задача — выявление принципов эффективного управления временем. Первые идеи о правилах организации рабочего времени появились в 60-х годах прошлого века в странах Запада в ответ на ускорение темпов жизни, а широко применяться стали лишь с 80-х годов. Развитие бизнеса привело к возрастанию нагрузки на людей, занятых в сфере управления. Объем работы менеджеров увеличился настолько, что они начали испытывать хроническую нехватку как рабочего, так и свободного времени.

Простая и неприятная истина в том, что сегодня мы загружены делами больше, чем когда бы то ни было. Хотя наука этот очевидный факт никак не подтверждает, доказательств тому не придется долго искать. «Доказательства невероятной занятости повсюду, — считает Jana Jasper, эксперт по вопросам производительности труда из Нью-Йорка. Мы слишком быстро разговариваем. Мы постоянно спешим. Мы беремся за важные дела и бросаем их, не доведя до конца. Нас преследует мысль о том, что мы что-то забыли, упустили и что жизнь проходит мимо. Но так ли это на самом деле?»

Царящая последнее время мода на всевозможные устройства и гэджеты, помогающие сэкономить время и увеличить эффективность работы насколько разорительна, что иногда не оправдывает своего предназначения. Но прогресс лишает нас некоторых преимуществ так же легко, как и дает их.

Чем больше гэджетов, позволяющих сэкономить время и облегчить нашу жизнь, мы приобретаем, тем больше занятий мы находим, чтобы заполнить освободившееся время. А хроническая нехватка времени неминуемо приводит к стрессу. Тем не менее, эксперты по тайм-менеджменту уверены: стресса можно избежать. Подумайте, как хорошо с помощью техник тайм-менеджмента увеличить свой день на целый час, т.е. освободить час полезного времени!

Сейчас эта проблема необычайно остро воспринимается и российскими управляющими. Как показывает жизненный опыт, решить проблему нехватки времени за счет продления рабочего дня и работы в выходные не всегда удается. Кроме того, это не лучшим образом сказывается на качестве жизни, отнимая время, предназначенное для общения с семьей, отдыха и спорта. Временем, понятно, управлять нельзя, и реальная задача тайм-менеджмента так упорядочить использование времени (и рабочего, и личного времени) дня и недели, чтобы успевать делать все важнейшие дела.

1. Тайм-менеджмент: сущность и признаки

«Тайм-менеджмент (Управление временем) — междисциплинарный раздел науки и практики, посвященный изучению проблем и методов оптимизации временных затрат в различных сферах профессиональной деятельности[1] ». Тайм-менеджмент — в переводе с английского означает «управление временем». Временем, понятно, управлять нельзя, и реальная задача тайм-менеджмента так упорядочить использование времени (и рабочего, и личного времени) дня и недели, чтобы успевать делать все важнейшие дела. Тайм-менеджмент — это учет и оперативное планирование времени.

Основные принципы тайм-менеджмента

1. Кропотливая самостоятельная работа.

Качественную, эффективную систему организации своего времени человек может разработать только самостоятельно. Эту важную работу нельзя поручить консультанту или секретарю. Получая информацию о существующих системах и методах построения собственной, поддержку принятия решений и толчок к самосовершенствованию — не нужно считать предлагаемое вам правилом, не подлежащим сомнению. Выбрать подходящее решение и перестроить его под свои потребности сумеете только вы сами.

2. Индивидуальность решения.

На Западе понятие тайм-менеджмента, как правило, связывают с набором конкретных унифицированных подходов. В России важную роль играет человеческий азарт, в состоянии которого мы способны свернуть горы, запнувшись при этом на простой попытке подойти к творческому процессу с линейкой, таблицей и секундомером. Для нашего менталитета поиск приемов организации времени связан с глубоким анализом индивидуального стиля работы конкретного человека. О стереотипах планирования не может идти и речи – такую «смирительную рубашку» могут использовать с пользой для себя только личности структурированного типа. А между тем люди более хаотичного склада также стремятся добиться эффективности и успешности. В организации личного времени важны не общие правила, а индивидуальный стиль, который человек для себя находит. Если он для него комфортен, это дает максимальную эффективность. Заострить же внимание следует скорее на тех методах, которые позволяют ориентироваться даже в условиях неопределенности. Поэтому немаловажно определиться с такими параметрами, как темперамент человека, сенсорные предпочтения, биоритмы его организма, рабочие цели и т.п.

3. Необходимость отслеживания собственной эффективности.

Используя хронометраж, можно выявить моменты непростительного расхода времени и обнаружить его скрытые резервы. При анализе полученных данных рекомендуется использовать метод сравнения достигнутого с максимально возможным, а не достигнутого с запланированным, как это делается в западных технологиях тайм-менеджмента. Но главный результат использования хронометража – появление определенного умения постоянно самостоятельно отслеживать свою эффективность. Учет собственного времени в течение нескольких недель вырабатывает особого рода внимание к времени, и человек начинает совершенно по-другому смотреть на свои действия.

4. Мышление, направленное на эффективность.

Первостепенную роль играет непосредственное изменение мышления. Человек, который научился определять неэффективные процессы и совершенствовать их, стремящийся к оптимизации и повышению результативности — в силах применять имеющиеся методы, настроить их под свои нужды или разработать свои. А сами технические приемы организации времени и личной работы и непосредственное их воплощение в жизнь – это, как раз, дело техники. Единожды произошедшее изменение сознания начинает работать и приносить свои плоды в любом виде деятельности.

5. Достижимость и неисчерпаемость резервов эффективности.

Основополагающий принцип, рядом с которым несравнимы никакие технологические вопросы. Исходя из предположения, что резервы эффективности, развития и самосовершенствования не только реально достижимы, но и потенциально неисчерпаемы, поиск нужного решения и разработка необходимого метода – вопросы чисто тактические и заведомо решаемые.

2. Причины дефицита времени

2.1 Инвентаризация времени

Хронометраж личного времени следует проводить за несколько рабочих дней, возможно, недель, чтобы проанализировать свой рабочий стиль и вскрыть причины возникающих дефицитов времени. Тревожные симптомы близкого возникновения временных проблем можно определить по следующим признакам:

1. Отсутствие приоритетов при выполнении дел (решение второстепенных задач при регулярном переносе главных);

2. Спешка при выполнении объемных заданий (зачастую вызвана несвоевременностью начала работы над ними);

3. Большой поток всевозможных рутинных дел (риск утонуть в мелочах);

4. Несвоевременное изучение деловой переписки (текущей документации);

5. Работа по вечерам и выходным (в служебные часы не хватает времени);

6. Постоянное выполнение работы за своих коллег или подчиненных (кажется, что так будет быстрее или надежнее);

7. Работа не по своему профилю (неэффективное использование возможностей);

8. Непрерывные помехи в работе (бесконечные телефонные звонки и наплыв посетителей);

9. Уточнение сведений, постоянное переспрашивание (трудное восприятие информации, как следствие утомления).

После проведения хронометража необходимо проанализировать все виды деятельности, в которых участвовал человек. Для этого можно использовать таблицы по распределению областей работы относительно временных затрат — реальных и теоретически достижимых, составить листок помех.

Дальнейший анализ можно вести с точки зрения двух позиций: позитивных и негативных, т.е. определить сильные и слабые стороны для рационального использования первых и избегания вторых.

2.2 «Поглотители» времени

Проведя детальный анализ основных «поглотителей» времени, можно лучше контролировать свой рабочий процесс и избежать отвлекающих моментов. Основными причинами, заставляющими нас тратить время зря, признаны:

1. Телефонные звонки по праву занимают почетное первое место, срывая рабочий настрой и не давая сосредоточиться на делах. С широким распространением сотовых телефонов проблема приобрела глобальные масштабы. Наладьте распределение звонков, отсеивающее не предназначенные вам, и переносите менее важные на более свободное время.

2. Посетители, приходящие в офис, отвлекают вернее телефонов, потому что их невозможно проигнорировать или выполнять параллельно другую работу. При четкой, правильно разработанной структуре организации с посетителями, как правило, взаимодействует специальный отдел, что не мешает работе остальных отделов.

Оставить комментарий

avatar
  Подписаться  
Уведомление о