В каком порядке должны лежать документы в личном деле работника



Правила и рекомендации ведения личных дел

«Кадровик. ру», 2013, N 4

ПРАВИЛА И РЕКОМЕНДАЦИИ ВЕДЕНИЯ ЛИЧНЫХ ДЕЛ

Законодательное регулирование ведения личных дел в организациях различных организационно-правовых форм в настоящее время отсутствует. Исключение составляют федеральные органы исполнительной власти, которым закон предписал обязательное ведение личных дел, определил состав документов и порядок их расположения в личном деле государственных гражданских служащих, о чем будет сказано ниже.

Специалистов кадровых служб интересуют пять вопросов, касающихся личных дел:

— обязательно ли вести личные дела?

— на какие категории работников их заводить?

— какие документы помещать в личное дело?

— в какой последовательности располагать документы в личном деле?

— как передавать личное дело на архивное хранение?

Это надо знать. Личное дело — это совокупность документов, содержащих полные сведения о работнике и его трудовой деятельности.

Отсутствие правовой базы по ведению личных дел привело к тому, что руководство негосударственных и бюджетных организаций самостоятельно решает, необходимо ли вести личные дела, а также на работников каких категорий их заводить. Необходимость ведения дел может быть зафиксирована или в правилах внутреннего трудового распорядка, или в инструкции по кадровому делопроизводству, или в приказе руководителя организации.

Есть компании, в которых личные дела не ведут. Поскольку личное дело необходимо руководству и специалистам кадровых служб как справочник о трудовой деятельности конкретного работника, копии всех документов помещают в отдельный файл после личной карточки формы Т-2, которая в обязательном порядке заводится на каждого сотрудника.

Руководство организации может принять решение о ведении личных дел на всех работников, должности которых включены в штатное расписание, — от уборщика служебных помещений до генерального директора. Наиболее оптимальным представляется ведение личных дел на работников трех категорий: руководящий состав, специалисты, материально ответственные лица.

Состав документов, помещаемых в личное дело, также носит рекомендательный характер. Есть правило о порядке расположения документов в личном деле: «документы в личных делах располагаются в хронологическом порядке по мере их поступления» .

Пункт 3.5.5 Основных правил работы архивов организаций. М., 2002.

Практикой выработаны некоторые требования к личным делам работников.

Личное дело оформляется кадровой службой после издания приказа о приеме на работу и ведется по каждому принятому сотруднику до его увольнения. Оно ведется в одном экземпляре и представляет собой папку-скоросшиватель, куда в хронологической последовательности помещаются документы.

Документы в деле следует располагать в следующей последовательности:

— внутренняя опись документов дела;

— дополнение к личному листку по учету кадров;

— личный листок по учету кадров;

— копии документов об образовании;

— копия документа (или выписка из него) об утверждении в должности (в случаях, предусмотренных законодательством);

— копия приказа о приеме на работу;

— копии приказов о переводах, поощрениях.

Если личное дело заводится на определенную категорию работников, в него помещают документы, фиксирующие особенности их трудовой деятельности. Например:

— выписка из собрания трудового коллектива (если руководитель избирается трудовым коллективом) или решение совета директоров, решение общего собрания акционеров;

— списки научных трудов и изобретений, выписки из протоколов заседаний ученого совета учебного заведения при избрании на должность, присвоении званий и т. д. (для научных и научно-педагогических работников, замещающих должности на конкурсной основе).

Далее в хронологической последовательности помещают копии документов:

— подтверждающих изменение биографических данных работника (документы органов ЗАГС, дипломов и др.);

— отражающих профессиональные качества работника (характеристики, аттестационные листы, отзывы и др.).

Специалист кадровой службы, ответственный за ведение личных дел, обязан своевременно вносить копии документов об изменении в служебном положении или биографических данных работника. Основанием внесения изменений и дополнений в личное дело служат:

— приказы руководителя организации — о служебном положении;

— документы учебных заведений (дипломы, удостоверения, свидетельства, аттестаты) — об образовании;

— документы органов ЗАГС — об изменении фамилии, имени, отчества, даты рождения.

Корректировать со слов работника записи в документах, помещенных в личное дело, нельзя.

Последний документ, помещаемый в личное дело, — копия приказа о прекращении трудового договора (увольнении).

На копиях приказов по личному составу (о приеме, переводе, поощрении, увольнении) ставят заверительную надпись, в соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003 (см. пример 1).

Пункт 3.26 ГОСТ 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».

Менеджер по кадрам Соломина О. К. Соломина

Заверительная надпись придает копии документа юридическую силу. Заверенные копии документов могут удостоверяться печатью кадровой службы или печатью организации. В личное дело не рекомендуется помещать документы, хранящиеся до 10 лет (справки о состоянии здоровья, с места жительства, о предоставлении учебного отпуска и др.).

Личное дело на каждого работника формируется в отдельной папке-скоросшивателе. Оформление ее обложки включает:

— фамилию, имя, отчество сотрудника;

— дату приема на работу (дата, проставленная в приказе о приеме на работу);

— дату окончания личного дела (дата увольнения);

— количество листов (проставляется при обработке дела для сдачи в архив);

— срок хранения дела.

Важно знать сроки хранения личных дел. Постоянно хранятся личные дела руководителей организаций; членов руководящих, исполнительных, контрольных органов организации; членов (депутатов) представительных органов Российской Федерации, субъектов Российской Федерации, органов местного самоуправления; работников, имеющих государственные и иные звания, премии, награды, степени. Срок хранения личных дел всех остальных работников, включая государственных, гражданских и муниципальных служащих, — 75 лет . Это срок хранения личного дела в архиве организации, куда передаются дела уволенных работников.

Пункты «а», «б» ст. 656 Перечня типовых управленческих документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения. М., 2010.

В кадровой службе ведется журнал учета личных дел. Он включает шесть граф, куда записывают порядковый номер личного дела, фамилию, имя, отчество работника, его табельный номер, должность и структурное подразделение (см. пример 2).

Журнал учета личных дел

Порядковый номер личного дела в журнале учета указывается на лицевой стороне обложки личного дела и на личной карточке формы Т-2.

Ежегодно в кадровой службе проводят проверку наличия и состояния личных дел. Факт проверки фиксируется в дополнении к личному листку по учету кадров. Внизу оборотной стороны листа предусмотрен реквизит «отметки о проведении проверок наличия и состояния личных дел», где пишут «личное дело проверено», указывают дату проверки, должность и подпись работника, ее проводившего. В случае выявления недостатков в оформлении и ведении личных дел составляют акт. Результаты проверки доводятся до руководителя организации.

Личные дела хранятся в сейфах или в специальных запирающихся шкафах. Располагают их в алфавитном порядке (в небольших организациях) или по порядку номеров. При переходе работника в другую организацию личное дело остается на прежнем месте, за работником оно не передается.

Личное дело может быть выдано во временное пользование по запросу государственных органов с разрешения руководителя организации. На выданное дело заводят карточку-заместитель. На ней указывают: когда, куда и кому выдано личное дело. Лица, получившие личное дело, расписываются в карточке-заместителе. При возвращении дела в ней проставляют дату возврата. Карточку-заместитель вкладывают в дело. Если из личного дела изымают отдельный документ (документы), на его место помещают справку, подписанную работником, ответственным за ведение кадрового делопроизводства. В справке указывают, с какой целью, на каком документальном основании изъят документ из личного дела и кому передан. В документы дела, выданные во временное пользование, запрещено вносить исправления, новые записи, также запрещено заменять документы, разглашать содержащиеся в них сведения.

Личные дела относятся к делам строгой отчетности, их нельзя выдавать работникам, на которых они заведены. Обычно перечень лиц, имеющих право просматривать личные дела, дается в положении о защите персональных данных работника.

Хранят личные дела в кадровой службе. Ответственность за их хранение возлагается на руководителя организации и руководителя кадровой службы. В кадровой службе хранятся только личные дела работающих сотрудников. При увольнении в личное дело помещают заявление работника об увольнении и приказ о прекращении трудового договора (увольнении).

Личные дела работающих хранятся в кадровой службе. Дела уволенных сотрудников передаются из кадровой службы в архив организации. Если архива нет, личные дела уволенных работников оформляют в соответствии с установленными правилами и переставляют на полку, отведенную для хранения личных дел уволенных.

Оформляется личное дело уволенного работника при передаче в архив организации следующим образом. Первый документ, помещаемый в личное дело, — внутренняя опись документов, помещенных в личное дело. Она содержит сведения о наименовании, количестве и нумерации листов, порядковых номерах документов дела, их индексах. Листы внутренней описи нумеруются отдельно от листов документов, включенных в дело.

Внутренняя опись подписывается ее составителем. Подпись включает наименование должности составителя в соответствии со штатным расписанием, личную подпись, ее расшифровку с инициалами имени и отчества, которые проставляются перед фамилией. Обязательно указывается дата составления описи (см. пример 3).

Личное дело работника

Личное дело включает документы, отражающие сведения о работнике и его трудовой деятельности, либо о студенте и его обучении в ВУЗе. Как правило, личное дело формируется в течение длительного периода времени (все время работы или учебы). Они входят в состав документов по личному составу.

В настоящее время личные дела на работников в обязательном порядке в соответствии с Указом Президента РФ от 30.05.2005 № 609 должны быть заведены в государственных (муниципальных) органах власти. Для других сфер деятельности в нормативных документах нет упоминания об обязанности ведения личных дел. Фактически для большинства организаций это становится делом добровольным.

Тем не менее практика показывает, что формирование и своевременное комплектование личного дела на работника приносит много пользы. Поскольку все сведения о работнике сконцентрированы и упорядочены в едином месте (способствует лучшей сохранности документов) и к ним обеспечен оперативный доступ (способствует быстрому поиску информации по запросу).

Состав документов личного дела работника

  • заявление о приеме на работу;
  • трудовое соглашение (контракт), дополнительные соглашения;
  • личный листок по учету кадров и дополнение к нему;
  • анкета (автобиография);
  • документы об образовании (копии);
  • документы об утверждении в должности (копии или выписки), в том числе это могут быть выписки из протоколов учредителей, акционеров, ученых советов, документы конкурсных комиссий, результаты тестирования;
  • рекомендательные письма или характеристики;
  • должностные инструкции (регламенты);
  • аттестационные листы, отзывы, представления;
  • паспортные данные, свидетельство о браке и т.д. (копии);
  • заявления и приказы (копии или выписки) о переводе на другую должность, представления, справки-объективки;
  • документы о награждении, наложении взысканий (копии);
  • сведения о доходах, имуществе и справки проверки полноты и достоверности данных сведений (для государственной или муниципальной службы);
  • невостребованные документы (свидетельства, дипломы, трудовые книжки и т.п.);
  • заявления и приказы (копии или выписки) об увольнении, переводе и т.д.;
  • иные документы в случае необходимости, в частности для государственной службы – подробнее посмотрите Указ Президента РФ (ссылка во 2-м абз.).

Формирование личных дел работников

Руководствуются хронологическим принципом, т.е. документы в личное дело работника помещаются по мере их появления. После увольнения работника личное дело считается законченным делопроизводством и готовится к передаче в архив. При этом дела госслужащих передаются в архив после 10 лет хранения в кадровой службе (нормативное требование, поскольку при переводе гражданского служащего в другой государственный орган его личное место передается по новому месту работы), остальных работников – желательно не позднее 3-х лет после завершения их делопроизводством.

Ввиду важности документов, составляющих личное дело, требуется составлять внутреннюю опись по определенной форме (см. образец внутренней описи дела), при этом она всегда нумеруется отдельно от остальных документов дела. Затем в процессе подготовки к архивному хранению завершенного личного дела количество листов внутренней описи отмечается в листе-заверителе (посмотрите образец).

На каждого сотрудника формируется самостоятельное личное дело. Допускается затем в процессе подготовки к архивному хранению группировать личные дела в так называемые наряды, т.е. прошить их в общем деле (особенно при небольшом количестве образующихся личных дел в год). В этом случае во внутренней описи документов дела должна содержаться информацию с перечнем включенных в них личных дел (ФИО работников и номера листов каждого дела, чтобы облегчить его использование в дальнейшем).

Но все-таки затем не очень будет удобно использовать такое «общее» дело. Поэтому целесообразнее прошивать дела как самостоятельные единицы хранения. Но на каждого гражданского служащего должно быть заведено только отдельное дело (это нормативное требование).

Оформление личного дела

В процессе оформления следующая информация должна в обязательном порядке быть отражена на обложке личного дела (образец приводится по ссылке):

  • заголовком личного дела будет указание фамилии, имени и отчества конкретного работника в именительном падеже;
  • в документах дела могут быть варианты написания фамилии, имени или отчества работника. В этом случае они должны быть зафиксированы в заголовке личного дела (обычно в скобках). Например:

Ахмерова Айслу Насимовна (Алла Николаевна)

Сухоручко (Калинина) Вера Олеговна

  • в случае формирования в общем деле в наименование заголовка добавляются буквы, с которых начинаются фамилии работников, чьи личные дела включены в данный том:

Личные дела сотрудников, уволенных в 2013 году, «А»-«Н»

  • согласно нормативным актам крайние даты следует проставлять такие же как в приказах о поступлении и увольнении с работы, в некоторых организациях крайние даты определяют согласно датам поступления и увольнения с работы (последний вариант все-таки не совсем правильный);
  • в личном деле могут быть документы, датируемые более ранней датой, чем дата приказа о приеме на работу (тем не менее, это не принимается во внимание при определении крайних дат личного дела работника);
  • срок хранения личных дел работников – 75 лет ЭПК, руководителей – вообще постоянно согласно ст. 656 Типового перечня – 2010 года (при оформлении дела для архивного хранения номер статьи не переносится на обложку, указывают только срок хранения личного дела), он не зависит от возраста работника и начинает отсчитываться с момента его увольнения;
  • важно зафиксировать количество листов дела.

Итак, в статье перечислены основные включаемые документы в состав личного дела, рассмотрены наиболее важные требования к формированию, хранению личного дела работника и оформлению обложки. Об особенностях систематизации личных дел читайте в отдельной статье – Опись дел по личному составу.

*** Если вы привыкли делать покупки в Интернете (приобретаете одежду, телефоны, услуги, бронируете отели и др.), то вы можете вернуть часть своих денег, например, при помощи данного СЕРВИСА. У меня это работает.

Что должно храниться в личном деле сотрудника

Что должно хранится в личном деле сотрудника

Похожие публикации

Кадровые документы подлежат длительному сроку хранения согласно закону № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации». После увольнения сотрудника в течение 50 лет в архиве предприятия или в специализированном госучреждении лежит его персональная документация. Правила о том, что должно быть в личном деле работника, и как подшивать документы, утверждаются в компании одновременно с назначением ответственного за организацию кадрового учета. Наличие регламента систематизирует информацию и упростит работу при последующем создании архива.

Формировать сведения о персонале необходимо с учетом параграфов закона № 152-ФЗ в редакции от 29.07.2017. То есть, состав личного дела работника 2017 год ограничил конкретными целями – выполнением обязанностей по трудовому контракту. Пример: водительские права шофера служебной машины обязательно присутствуют в папке, а сведения о партийной принадлежности хранить нельзя.

Местонахождение документов должно быть организовано так, чтобы доступ посторонних лиц к нему был ограничен. Запрещается рассказывать не только конкретную информацию, но и то, что входит в личное дело работника предприятия. За нарушение конфиденциальности, кроме увольнения за проступок (ст. 81 ТК), применят административное, материальное, уголовное наказание. Наличие приказа о защите персональных данных, подписанных обязательств о не разглашении, правильности хранения сведений о том, какие документы входят в личное дело сотрудника (в электронном, бумажном виде), проверяет государственная инспекция по труду. Плановый контроль проводится раз в три года.

Что должно быть в личном деле сотрудника

Виды персональных документов, хранимых коммерческими предприятиями, законодательно не регулируются. Руководство каждого предприятия самостоятельно определяет список необходимой информации, исходя из специфики деятельности.

Пример

Справка о состоянии здоровья замерщика пластиковых окон не требуется, а перечень документов в личном деле работника гальванического цеха содержит периодические медицинские заключения (вредное производство, контроль профессиональных заболеваний).

Какие документы подшиваются в личное дело работника обязательно при приеме и увольнении:

  • Заявление сотрудника о приеме;
  • Копия приказа о назначении;
  • Заявления о предоставлении вычетов по налогу на доходы физических лиц;
  • Личная карточка (форма Т-2) или листок;
  • Копии дипломов, аттестатов, свидетельств об образовании, квалификации;
  • Трудовой договор;
  • Соглашения о материальной ответственности, о неразглашении коммерческой информации;
  • Справка о сумме заработной платы с предыдущих мест работы для исчисления пособий по нетрудоспособности;

Дополнять список документов в личном деле работника могут копии:

  • ИНН, СНИЛС, паспорта, военного билета;
  • Приказов о перемещении, повышении, поощрении, взыскании;
  • Свидетельств о рождении детей;
  • Заявлений и приказов на отпуска всех видов;
  • Трудовой книжки;
  • Свидетельств, справок из органов ЗАГС об изменении персональных данных.

Копии заверяются сотрудником, ответственным за кадровое делопроизводство, надписью: «Копия верна» и указанием должности, фамилии и инициалов.

Из оригиналов в состав документов личного дела работника входят:

  • Характеристики с предыдущих мест работы;
  • Анкета, заполненная при соискании должности;
  • Должностная инструкция;
  • Справки о прохождении медицинского осмотра для специальностей, по которым законодательно утверждена обязательность их наличия;
  • Дополнительные соглашения к трудовому контракту;
  • Докладные записки, объяснительные.

Порядок расположения документов в личном деле работника

При подшивании бумаг, поступающих во время трудовой деятельности персонала, руководствоваться следует п. 3.5.5 Основных Правил работы архивов организаций. Параграф устанавливает, что документы в личных делах располагаются по датам поступления – в хронологическом порядке.

При этом во внимание не принимается принцип связанности того, из чего состоит личное работника и что в него помещается.

Пример

Трудовой контракт заключен 01.02.2017 г. Дополнительное соглашение к нему о повышении заработной платы оформлено 01.08.2017 г. Подшиваться оно будет не к договору, а по очередности после каких-либо приказов, заявлений, справок.

Так как документы в личных делах располагаются по мере появления, то для удобства поиска заводится опись.

Мой заместитель уносит документы домой. Где прописано то, что документы должны лежать на работе.

Помогите, пожалуйста, найти ответ! Я, директор спорт. Школы. Мой заместитель хочет всячески мне навредить. Уносит документы по охране труда (должностные инструкции и т.д.) домой, я не имею доступ к ним. Не отдает мне их в руки, а как проверка – принесет покажет и опять уносит. Приходит человек устраиваться на работу, я без этих бумаг не могу его принять. На мои претензии, зам отвечает, надо будет принесу. Как мне быть, жаловаться в каком виде и на основании чего и какой статьи. Где прописано то, что документы должны лежать на работе.

3 ответa на вопрос от юристов 9111.ru

Издайте распоряжение о порядке делопроизводствка в вашей оргганизации и разработайте Инструкцию. Доведите распоряжение и приказ о введении Инструкции до каждого сотрудника под роспись.

Этого будет достаточно. Будет нарушение, — выговор.

Согласно «Перечню типовых управленческих документов. » от 06.10.2000 г., индивидуальные должностные инструкции должны были храниться в составе личных дел. Теперь, в действующем с 2010 года «Перечне. » такой оговорки нет, срок хранения — тот же, 75 лет.

Хранение документов в организации осуществляется на основании внутреннего нормативного акта, в котором прописывается в каком структурном подразделении, в течение какого срока будут храниться документы, кто будет нести ответственность за их сохранность.

Продумайте, какая система хранения Вам будет удобна, пропишите это в ЛНА, утвердите директором. И именно этот документ в Вашей организации будет руководством к действию: хранить ДИ в личном деле для каждого работника, или в отдельной папке — на всех работников вместе.

Но то что все документы, касающиеся деятельности организации, должны быть в стенах этой организации — это однозначно.

Диплом об образовании

Только аккредитованные (государственные и негосударственные) учреждения имеют право выдавать выпускнику диплом о профессиональном образовании государственного образца, который служит гарантией качества образовательных программ и их соответствия государственным стандартам.

Кроме того, диплом государственного образца позволяет владельцу продолжать образование в государственных и муниципальных образовательных учреждениях (например, в аспирантуре) и занимать штатные позиции на государственной службе.

Диплом установленного образца выдается в образовательных учреждениях, не прошедших государственную аккредитацию. Обычно с таким документом об образовании соискатели могут претендовать на работу в коммерческих структурах.

Узнать, прошло ли учебное заведение (университет, институт, колледж и т.д.) государственную аккредитацию, можно на сайте Федеральной службы по надзору в сфере образования (см. также Реестр аккредитованных образовательных учреждений и научных организаций ).

В дипломе государственного образца указывается наличие той или иной специальности и степени квалификации. Информация о пройденных дисциплинах и полученных по ним оценках содержится во вкладыше к диплому. Если за все время обучения студент получил более 75 процентов отличных оценок и с отличием прошел итоговую аттестацию (государственный экзамен), ему выдается так называемый красный диплом (с отличием). Стандартный диплом имеет обложку синего цвета.

Отношения в сфере образования регулируются федеральным законом от 29.12.2012 года № 273-ФЗ «Об образовании в РФ» , вступившим в силу 1 сентября 2013 года. В статье 60 приводится список документов (формы документов) об образовании и (или) о квалификации, а также документы об обучении, к которым относятся свидетельство об обучении, свидетельство об освоении дополнительных предпрофессиональных программ в области искусств и иные документы, которые студенты и слушатели получают после успешного окончания программы или курса.

Дипломы выдаются в соответствии с уровнем полученного образования: среднее профессиональное и высшее (бакалавриат, специалитет, магистратура, подготовка кадров высшей квалификации в аспирантуре, адъюнктуре и т.п.). Диплом бакалавра – относительно новое для России явление, закрепленное в новом законе об образовании. Право на его получение имеют студенты четырехгодичной программы обучения. Степень бакалавра позволяет ее владельцу в дальнейшем получить диплом магистра, который в свою очередь может стать трамплином для продолжения научной карьеры в аспирантуре. Такими же полномочиями обладает самый распространенный на сегодняшний день вид диплома – диплом специалиста, который приравнивается ко второй ступени магистра в европейской системе высшего образования. Он дает право подавать документы в магистратуру и аспирантуру.

Болонская декларация о Зоне европейского высшего образования была подписана в Италии в 1999 году министрами образования 29 европейских стран. В 2003 году к Болонской декларации присоединилась и Россия. В декабре 2012 года Владимир Путин подписал новый закон «Об образовании в РФ», согласно которому в стране была введена двухуровневая система высшего образования. Первым уровнем является бакалавриат (4 года), вторым – магистратура (1-2 года). С дипломом бакалавра выпускник может продолжить обучение по тому же направлению в магистратуре или начать магистерскую подготовку в смежной сфере. Уровень специалиста является наследием одноуровневой системы советского образования, сохранившейся по сей день во многих российских вузах.

Лицам, прошедшим программы подготовки в аспирантуре (адъюнктуре) и успешно защитившим научно-квалификационную работу (диссертацию) на соискание ученой степени кандидата наук, присваивается ученая степень кандидата наук и выдается диплом кандидата наук. Как мы писали ранее, с 1 июля 2015 года Приказом Министерств образования и науки России от 11.12.2013 года N 1333 «Об утверждении форм дипломов доктора наук и кандидата наук и технических требований к ним» установлены новые формы дипломов кандидата и доктора наук. Формы дипломов старого образца соискателей научных степеней, утвержденные П риказом от 27.06.2011 года N 2067 «Об утверждении форм документов государственного образца об ученых степенях и ученых званиях профессора по специальности и доцента по специальности и технических требований к ним» , отменяются.

По результатам дополнительного профессионального образования выдается удостоверение о повышении квалификации или дипломом о профессиональной переподготовке. Присвоение разряда или класса, категории по результатам профессионального обучения подтверждается свидетельством о профессии рабочего или должности служащего.

Документы об обучении должны быть оформлены на государственном языке РФ, если иное не предусмотрено законом от 25.10.1991 года N 1807-1 «О языках народов РФ» и новым законом об образовании. Они в обязательном порядке заверяются печатями образовательных организаций. В отдельных случаях документы об образовании и (или) о квалификации могут быть также оформлены на иностранном языке в соответствии с порядком, установленным учебным заведением.

Формы документов государственного образца о высшем профессиональном образовании

Приказом от 13.02.2014 года N 112 Минобрнауки утвердило порядок заполнения, учета и выдачи документов о высшем образовании и о квалификации, а также требования к оформлению и получению их дубликатов . Диплом государственного образца о высшем профессиональном образовании состоит из титула диплома и приложения к диплому (вкладыша). Диплом действителен без приложения к нему, но без наличия диплома приложение не может считаться действительным.

Оба бланка имеют уникальные серию и номер, при этом нумерация вкладышей осуществляется независимо от титульной нумерации. Они хранятся в учебном заведении как документы строгой отчетности и учитываются по специальному реестру. Закон не разрешает передавать бланки в другие организации. Для учета выдачи дипломов и дубликатов используются книги регистрации выданных документов об образовании и о квалификации.

Приложение (вкладыш) к диплому обычно состоит из одного листа и включает перечень пройденных дисциплин с итоговыми оценками и общим количеством часов, список практик с итоговыми оценками и затраченным временем (в неделях), а также список итоговых государственных экзаменов с оценками и название выпускной дипломной работы с оценкой. В отличие от вкладыша к советскому диплому в нем указывается время, затраченное на изучение отдельных предметов.

Бланк титула и бланк приложения (вкладыша) изготавливаются по единому образцу с учетом технический требований и условий изготовления защищенной полиграфической продукции уровня «Б», утвержденными приказом Министерства финансов РФ от 07.02.2003 года N 14н . Бланки заполняются печатным способом шрифтом Times New Roman черного цвета размера 11п с одиночным межстрочным интервалом. При необходимости размер шрифта может быть уменьшен.

Необходимо отметить, что с 2011 года Московский государственный университет им. М.В. Ломоносова и с 2010 года Санкт-Петербургский государственный университет выдают дипломы собственного образца. Это право закреплено за ними статьей 4 федерального закона от 10.11.2009 года N 259-ФЗ . Так, в МГУ стандартные дипломы не синего, а зеленого цвета, дипломы с отличием – бордового. Обложку документа украшает полное название ученого заведения и российский герб, выполненные золотым тиснением. Все дипломы СПбГУ, независимо от успеваемости выпускника, изготавливаются в красном цвете. На обложке размещаются университетский герб и надпись Universitas Petropolitana MDCCXXIV (с лат. Петербургский университет 1724). В будущем оценки в нем планируется указывать по шкале ECTS – Европейской системы перевода и накопления кредитов. Существенное отличие дипломов МГУ и СПбГУ от документов об образовании других учебных учреждений России – титульный бланк и приложения к дипломам переведены на английский язык.

ВАЖНО! Студенты, не прошедшие итоговую аттестацию, а также лица, освоившие часть образовательной программы и (или) отчисленным из образовательной организации, вправе получить справку об обучении или о периоде обучения по образцу, самостоятельно устанавливаемому учебным заведением. C 24 октября 2007 года с вступлением в силу закона «О внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации (в части установления уровней высшего профессионального образования)» ранее действовавшая норма о неполном высшем образовании (не менее двух лет обучения) с выдачей соответствующего диплома утратила свою силу. Формы академических справок для лиц, не завершивших освоение программы высшего образования, были приведены в Приложении 6 постановления Государственного комитета по высшему образованию РФ от 30.11.1994 года N 9 «Об утверждении образцов государственных документов о высшем профессиональном образовании» (утратил силу с 1 января 2014 года в связи с принятием Приказа Минобрнауки от 01.10.2013 года N 1100 «Об утверждении образцов и описаний документов о высшем образовании и о квалификации и приложений к ним» ).

Как получить дубликат диплома или приложения (вкладыша) к нему

Согласно п. 29 Приказа Министерства образования и науки РФ от 13.02.2014 года N 112 «Об утверждении Порядка заполнения, учета и выдачи документов о высшем образовании и о квалификации и их дубликатов» , дубликат диплома выдается на основании личного заявления на имя ректора в случае утраты или порчи документа и (или) приложения к нему либо утраты или порчи дубликата. Получить новый документ об обучении возможно и в тех случаях, если в дипломе и (или) приложении к нему обнаружены ошибки или если владелец изменил свои личные данные (Ф.И.О.). Если диплом был получен на девичью фамилию, к документам необходимо приложить копию свидетельства о заключении брака. В выданном дубликате диплома будет указана фамилия до замужества. В некоторых вузах могут потребовать справку из полиции (если документ был похищен) либо объявление из местной газеты о признании оригинала диплома недействительным (с указанием причины утери).

Дубликат диплома может быть выдан по доверенности лицу, которому владелец документа передал право на получение. Его также можно получить по заявлению выпускника заказным почтовым отправлением с уведомлением о вручении. Записи в копии диплома делаются в соответствии с документами, имеющимися в личном деле выпускника. При отсутствии возможности заполнить дубликат вкладыша повторный диплом выдается без приложения к нему.

Восстановление дубликата документа об образовании занимает не более одного месяца со дня подачи заявления. Важно знать, что такой дубликат выдается только один раз. В случае потери дубликата диплома вместо него заявитель получает удостоверение. В обоих случаях новый документ оформляется, если в архиве учебного заведения есть один из документов, подтверждающих факт окончания учреждения. Это может быть документ о выполнении учебного плана, протокол заседания государственной экзаменационной комиссии, приказ ректора учебного заведения о выпуске молодых специалистов или книги записи о выдаче дипломов, путевок о направлении на работу по окончании учебного заведения и др. Если образовательная организация была ликвидирована, документ можно получить в государственном органе или органе местного самоуправления, в ведении которого находится государственный или муниципальный архив, куда были переданы личные дела выпускников.

Выдача документов об образовании и (или) о квалификации, документов об обучении и дубликатов этих осуществляется бесплатно.

История появления дипломов об образовании

Впервые «лист, сложенный вдвое», а именно так переводится диплом с латинского, появился в России во времена Петра I. На европейский манер дипломы стали выдавать учащимся первых навигационных и математических школ. В постреволюционную эпоху декретом от 2 августа 1918 года было введено всеобщее право на поступление в любое высшее заведение, действовавшее независимо от первоначального образовательного уровня. С этого момента и берет свое начало система высшего образования в СССР, которой за несколько десятилетий удалось стремительно шагнуть с отметки в 127,4 тысяч студентов в 1915 году до 4,6 миллиона в 1970 году.

Благодаря экспансивной государственной поддержке в сфере образования, по относительному количеству учащихся вузов Советский Союз обошел крупнейшие европейские государства. Первые реформы были направлены на устранение кастовости в подборе научных сотрудников в высшей школе. 20 января 1924 года СНК РСФСР утвердил Положение о научных работниках вузов, устанавливающее право для всех лиц, имеющих достаточный опыт научной деятельности, которая определялась на основании научных работ, отзывов и пр., претендовать на статус научного работника. На 1 января 1970 года в советских вузах состояло около 330 тысяч научно-педагогических работников, в том числе 95 тысяч кандидатов наук и 10 тысяч докторов.

В СССР выпускники высшей школы в соответствии с их квалификацией получали дипломы единого государственного образца. Советский диплом представлял собой сложенный вдвое формуляр в плотной картонной обложке бордового или темно-синего цвета. Он имел индивидуальный номер и изготавливался на типографской фабрике Гознака по специальной технологии цветопередачи, защищающей документ от подделок.

На обложке диплома СССР путем тиснения были выполнены надпись «Диплом» и советский герб. На внутренней стороне слева размешался герб. На этом же месте ставился штамп учебного заведения о выдаче нагрудного знака о получении высшего образования, который обычно имел форму ромба. Справа находился текст диплома, сделанный чернилами от руки. Обычно на листе из синей плотной бумаги, складывавшегося пополам, печатали приложение (вкладыш) к диплому. Бланки относились к документам особого хранения и выдачи.

В современной России отношения в образовательной сфере до недавнего времени регламентировались законом от 10.07.1992 года N 3266-1 «Об образовании» (в ред. от 01.12.2012 года) . С 1 сентября 2013 года в силу вступил новый закон «Об образовании в РФ» . Действующие образцы (формы) документов были утверждены Приказом Минобрнауки от 01.10.2013 года N 1100 «Об утверждении образцов и описаний документов о высшем образовании и о квалификации и приложений к ним» .

Оставить комментарий

avatar
  Подписаться  
Уведомление о