Защита документов содержащих коммерческую тайну



Оформление и передача документов составляющих коммерческую тайну

Работа с документами, содержащими коммерческую тайну организации

1. Установить круг вопросов, составляющих коммерческую тайну.

2. Осуществить необходимые организационные, технические и иные меры по охране конфиденциальной информации. При введении режима коммерческой тайны следует определить: -какие сведения, документы нуждаются в защите; -для каких конкурентов они могут представлять интерес; -какие элементы информации являются наиболее уязвимыми; -как долго сведения, составляющие коммерческую тайну, будут востребованы; -во что обойдется защита конфиденциальной информации с финансовой и организационной точек зрения.

Примерный перечень сведений, составляющих коммерческую тайну

Коммерческая – это термин, приравненный к предпринимательской тайне.

А если попроще? К тайне можно причислить не только те сведения, которые уже сейчас ценны с коммерческой точки зрения, но и любую информацию, потенциально способную стать таковой.

Перечень сведений, составляющих коммерческую служебную тайну, содержит все те типы данных, которые не должны попасть в третьи руки, чтобы фирма не потерпела убытки.

Коммерческая – это термин, приравненный к предпринимательской тайне. А если попроще? К тайне можно причислить не только те сведения, которые уже сейчас ценны с коммерческой точки зрения, но и любую информацию, потенциально способную стать таковой.

Перечень сведений, составляющих коммерческую служебную тайну, содержит все те типы данных, которые не должны попасть в третьи руки, чтобы фирма не потерпела убытки.

1. Установить круг вопросов, составляющих коммерческую тайну.

2. Осуществить необходимые организационные, технические и иные меры по охране конфиденциальной информации. При введении режима тайны следует определить: -какие сведения, документы нуждаются в защите; -для каких конкурентов они могут представлять интерес; -какие элементы информации являются наиболее уязвимыми; -как долго сведения, составляющие коммерческую тайну, будут востребованы; -во что обойдется защита конфиденциальной информации с финансовой и организационной точек зрения.

Ление документов, содержащих коммерческую тайну

Нужен для того , чтобы овладеть вниманием аудитории. Он может быть не связан с темой выступления. Например: «Добрый день! Мы с вами встретились для того, чтобы.” Завязка .

В ней должна быть названа тема выступления. А) Обращение к ближайшим событиям « Все вчера смотрели по телеканалу.» Б) Обращение к борьбе и/или конфликту «Почему родители всегда недовольны своими детьми?» В) Риторический вопрос – привлекает внимание Г) Можно привести в пример цитату.

Оформление и передача документов составляющих коммерческую тайну

Памятка составляется службой безопасности с учетом специфики конкретного предприятия, подписывается заместителем директора и утверждается руководителем предприятия.

Представляем ПРИМЕРНЫЙ ПЕРЕЧЕНЬ СВЕДЕНИЙ, составляющих коммерческую тайну предприятия 1.1. Сведения о структуре производства, производственных мощностях, типе и размещении оборудования, запасах сырья, материалов, комплектующих и готовой продукции.

Работа с документами под грифом “Коммерческая тайна“ на предприятиях малого бизнеса

Работа с документами под грифом “Коммерческая тайна“ на предприятиях малого бизнеса

НА ПРЕДПРИЯТИЯХ МАЛОГО БИЗНЕСА

¦ Сотрудник обязуется сохранять в тайне все ставшие ему известными в¦

¦рамках его служебной деятельности сведения, составляющие коммерческую¦

¦тайну. Это обязательство о неразглашении действует и после увольнения. ¦

¦ Сотрудник обязуется при увольнении сдать все находящиеся у него в¦

¦связи с его служебной деятельностью документы и изделия, содержащие¦

¦сведения, составляющие коммерческую тайну.

Он не имеет права предъявлять¦

¦какие-либо требования на оставление у себя подобной документации и¦

с грифом “Коммерческая тайна“

¦ при оформлении на работу обязуюсь: ¦

¦ 1. В период работы не разглашать сведений, составляющих коммерческую¦

¦тайну, которые будут доверены или станут известны при исполнении мною¦

¦ 2. Беспрекословно и аккуратно выполнять относящиеся ко мне требования¦

¦приказов, инструкций и положений по защите коммерческой тайны, с которыми¦

Не сообщать устно или письменно кому бы то ни было сведений,¦

¦составляющих коммерческую тайну. ¦

¦ 4. В случае увольнения не разглашать и не использовать для себя или¦

¦для других сведения, составляющие коммерческую тайну. Я предупрежден,¦

¦что в случае нарушения данного обязательства должен в полной мере¦

¦возместить причиненный ущерб или буду привлечен к дисциплинарной¦

¦или уголовной ответственности в соответствии с действующим¦

¦ (подпись, расшифровка подписи) ¦

¦ Проинструктировал “__“ ____________ 20__ г.

Защита документов, содержащих коммерческую тайну

Основная цель защиты конфиденциальной информации, в том числе коммерческой тайны, состоит в том, чтобы предотвратить ее утечку. Иногда требуется защита и «чужих» коммерческих секретов, которые могут быть доверены организации другими лицами. Отсутствие такой защиты может лишить организацию выгодных клиентов.

Для того чтобы обеспечить учет и сохранность документов, содер­жащих конфиденциальные сведения, в делопроизводстве есть ряд рекомендаций.

Приказом директора организации назначается должностное лицо, ответственное за учет, хранение и использование документов, со­держащих конфиденциальные сведения. Это может быть сотруд­ник, для которого работа с документами КТ является основной слу­жебной обязанностью, или секретарь-референт. Назначенные лица несут персональную ответственность за утерю документов или утеч­ку информации из них.

Все документы, содержащие конфиденциальные сведения, подле­жат учету и специальному обозначению. На документе проставля­ют гриф ограничения доступа в правом верхнем углу первого листа с указанием номера экземпляра.

Эти грифы показывают, что право собственности на информацию, содержащуюся в документе, принадлежит организации и охраня­ется законодательно.

Если коммерческая тайна является результатом совместной деятель­ности с другой организацией, то необходимость ее сохранения дол­жна быть отражена в контракте.

На документе с грифом «КТ» указывается количество экземпляров документа и место нахождения каждого из них (ниже реквизитов «подпись» и «отметка об исполнителе»), например:

Составлен в двух экз.:

экз. № 1 — в адрес: Москва, ул. Трубная, д.9

экз. №2 — в дело №2-8.

Отметка о количестве составленных экземпляров проставляется на эк­земпляре, который подшивается в дело.

На обороте листа документа, имеющего гриф «Конфиденциально», ди­ректор пишет фамилии тех должностных лиц, которым разрешено пользоваться этим документом, например:

2. ФедоровуБ.С. Подпись директора Дата

Печатание документов с грифом «КТ» производится централизован­но, в специально отведенном помещении, исключающем доступ по­сторонних лиц.

Отпечатанные и подписанные документы передаются для регистра­ции должностному лицу, ответственному за их учет. Черновики, файлы, варианты документа уничтожаются этим лицом с подтверждением факта уничтожения (запись на копии документа):

Все документы, содержащие конфиденциальную информацию, долж­ны регистрироваться отдельно от остальной документации в «Журнале регистрации документов с грифом «КТ».

Пример граф журнала регистрации документов с грифом «КТ»:

При большом объеме документов, имеющих гриф «КТ», могут быть заведены журналы отдельно для входящих, исходящих и внутренних документов организации. Все листы журналов, учитывающих такие документы, нумеруются, прошиваются и опечатываются. В конце жур­нала в заверительном листе указывается общее количество листов (циф­рами и прописью).

Все входящие документы с грифом «КТ» принимаются и вскрываются специально назначенным должностным лицом. При поступлении обязательно проверяется целостность корреспонденции, количество листов и экземпляров основного документа и приложений к нему.

В случае отсутствия или недостачи в конвертах документов с грифом «КТ» составляется акт в двух экземплярах, один из которых направляется отправителю.

Передача документов и дел другим сотрудникам организации, имею­щим допуск к этим документам, производится только через специаль­но назначенное должностное лицо с обязательной записью в журнале. Запрещается изъятие из дел или перемещение документов с грифом «КТ» из одного дела в другое без разрешения директора и отметок в «Журнале регистрации документов с грифом «КТ». Документы с грифом «КТ» запрещается выносить из офиса. Лишь в исключительных случаях директор может разрешить сотрудникам вынос таких документов для согласования, подписания и т.п., приняв необходимые меры предосторожности.

Все дела с грифом «КТ», журналы (картотеки) учета документов «КТ» в обязательном порядке вносятся в номенклатуру дел организации.

Вопросы и задания для самоконтроля по теме 6

studopedia.org — Студопедия.Орг — 2014-2018 год. Студопедия не является автором материалов, которые размещены. Но предоставляет возможность бесплатного использования (0.002 с) .

Защита документов, содержащих коммерческую тайну

Делопроизводитель (работник службы ДОУ) имеет доступ к самым различным источникам информации. Он может ее получать:

-организуя различные совещания, приемы, переговоры;

-принимая и обрабатывая корреспонденцию;

-составляя и контролируя исполнение документов;

-проводя телефонные переговоры;

-принимая посетителей и т.д.

Делопроизводитель по роду своей деятельности должен знать, кто и к какой информации или оборудованию имеет допуск, и придерживаться установленных правил. И если, например, руководитель одного из подразделений вдруг заинтересовался конфиденциальным документом, следует твердо и тактично пресечь эту попытку.

Для предотвращения утечки информации при приеме посетителей,

особенно из других организаций, компьютер секретаря должен быть

выключен или повернут монитором в сторону от вошедших, а документы секретариата недоступны для прочтения.

Делопроизводитель обязан четко представлять, что защита

служебной тайны и КТ от неправомерных посягательств может осуществляться на основе норм гражданского, административного либо уголовного права.

Обеспечение защиты конфиденциальной информации включает в

— разработку инструкций по соблюдению режима конфиденциальности для лиц, допущенных к КТ;

— ограничение доступа к носителям информации, содержащим КТ;

— ведение делопроизводства, обеспечивающего выделение, учет и сохранность документов, содержащих КТ;

— использование организационных, технических и иных средств

— осуществление контроля за соблюдением установленного режима охраны КТ.

Допуск секретаря (работника ДОУ) к конфиденциальной информации осуществляется с его согласия. Руководитель имеет право отказать в приеме на работу тому, кто не хочет брать на себя обязательства по сохранению КТ. Делопроизводитель при поступлении на работу должен подписать трудовой договор и обязательство о неразглашении КТ.

В этих документах отражаются следующие обязательства сотрудника:

— не разглашать сведения, составляющие КТ, которые будут доверены или станут известны при исполнении служебных обязанностей, в том числе в течение двух лет после увольнения, если иной срок не определен трудовым договором;

— соблюдать доведенные до сведения работника требования по защите КТ;

— не использовать сведения, составляющие КТ, без согласия ее

— не иметь никаких обязательств перед другими лицами и организациями.

Обязательство составляется в одном экземпляре и хранится в специальном или личном деле не менее пяти лет после его увольнения. Руководителем организации издается приказ о Перечне сведений, составляющих КТ организации и мерах по охране этих сведений. Сотрудники под расписку знакомятся с приказом. Как правило, приказом руководителя организации назначается секретарь или в отдельных случаях должностное лицо, ответственное за учет, хранение и использование документов, содержащих конфиденциальные сведения. Если сведения из Перечня переносятся в документы, документы становятся конфиденциальными, и от того, как будет

организована работа с ними, зависит, в конечном счете, успешная деятельность организации.

Дата добавления: 2016-02-20 ; просмотров: 179 ; ЗАКАЗАТЬ НАПИСАНИЕ РАБОТЫ

Защита документов, содержащих коммерческую тайну

Основная цель защиты конфиденциальной информации, в том числе коммерческой тайны, состоит в том, чтобы предотвратить ее утечку. Иногда требуется защита и «чужих» коммерческих секретов, которые могут быть доверены организации другими лицами. Отсутствие такой защиты может лишить организацию выгодных клиентов.

Для того чтобы обеспечить учет и сохранность документов, содер­жащих конфиденциальные сведения, в делопроизводстве есть ряд рекомендаций.

Приказом директора организации назначается должностное лицо, ответственное за учет, хранение и использование документов, со­держащих конфиденциальные сведения. Это может быть сотруд­ник, для которого работа с документами КТ является основной слу­жебной обязанностью, или секретарь-референт. Назначенные лица несут персональную ответственность за утерю документов или утеч­ку информации из них.

Все документы, содержащие конфиденциальные сведения, подле­жат учету и специальному обозначению. На документе проставля­ют гриф ограничения доступа в правом верхнем углу первого листа с указанием номера экземпляра.

Эти грифы показывают, что право собственности на информацию, содержащуюся в документе, принадлежит организации и охраня­ется законодательно.

Если коммерческая тайна является результатом совместной деятель­ности с другой организацией, то необходимость ее сохранения дол­жна быть отражена в контракте.

На документе с грифом «КТ» указывается количество экземпляров документа и место нахождения каждого из них (ниже реквизитов «подпись» и «отметка об исполнителе»), например:

Составлен в двух экз.:

экз. № 1 — в адрес: Москва, ул. Трубная, д.9

экз. №2 — в дело №2-8.

Отметка о количестве составленных экземпляров проставляется на эк­земпляре, который подшивается в дело.

На обороте листа документа, имеющего гриф «Конфиденциально», ди­ректор пишет фамилии тех должностных лиц, которым разрешено пользоваться этим документом, например:

2. ФедоровуБ.С. Подпись директора Дата

Печатание документов с грифом «КТ» производится централизован­но, в специально отведенном помещении, исключающем доступ по­сторонних лиц.

Отпечатанные и подписанные документы передаются для регистра­ции должностному лицу, ответственному за их учет. Черновики, файлы, варианты документа уничтожаются этим лицом с подтверждением факта уничтожения (запись на копии документа):

Все документы, содержащие конфиденциальную информацию, долж­ны регистрироваться отдельно от остальной документации в «Журнале регистрации документов с грифом «КТ».

Пример граф журнала регистрации документов с грифом «КТ»:

При большом объеме документов, имеющих гриф «КТ», могут быть заведены журналы отдельно для входящих, исходящих и внутренних документов организации. Все листы журналов, учитывающих такие документы, нумеруются, прошиваются и опечатываются. В конце жур­нала в заверительном листе указывается общее количество листов (циф­рами и прописью).

Все входящие документы с грифом «КТ» принимаются и вскрываются специально назначенным должностным лицом. При поступлении обязательно проверяется целостность корреспонденции, количество листов и экземпляров основного документа и приложений к нему.

В случае отсутствия или недостачи в конвертах документов с грифом «КТ» составляется акт в двух экземплярах, один из которых направляется отправителю.

Передача документов и дел другим сотрудникам организации, имею­щим допуск к этим документам, производится только через специаль­но назначенное должностное лицо с обязательной записью в журнале. Запрещается изъятие из дел или перемещение документов с грифом «КТ» из одного дела в другое без разрешения директора и отметок в «Журнале регистрации документов с грифом «КТ». Документы с грифом «КТ» запрещается выносить из офиса. Лишь в исключительных случаях директор может разрешить сотрудникам вынос таких документов для согласования, подписания и т.п., приняв необходимые меры предосторожности.

Все дела с грифом «КТ», журналы (картотеки) учета документов «КТ» в обязательном порядке вносятся в номенклатуру дел организации.

Вопросы и задания для самоконтроля по теме 6

110.168.248.148 © studopedia.ru Не является автором материалов, которые размещены. Но предоставляет возможность бесплатного использования. Есть нарушение авторского права? Напишите нам | Обратная связь.

Отключите adBlock!
и обновите страницу (F5)

очень нужно

ЗАЩИТА ДОКУМЕНТОВ СОДЕРЖАЩИХ КОММЕРЧЕСКУЮ ТАЙНУ

Открытые (не конфиденциальные документы) должны быть защищены от их утраты, конфиденциальная документированная информация, в том числе и коммерческая тайна, требует защиты не только от утраты, но и от утечки информации.

Утечка информации представляет собой неправомерный, то есть неразрешенный, несанкционированный выход конфиденциальной информации за пределы защищаемой зоны ее функционирования.

Основная цель защиты конфиденциальной информации, в том числе коммерческой тайны, состоит в том, чтобы, как говорят профессионалы, предотвратить ее утечку, овладение ею конкурентами. В ряде случаев требуется защита и «чужих» коммерческих секретов, которые могут быть доверены предприятию другими лицами, организациями. Отсутствие такой защиты может лишить предприятие выгодных партнеров, клиентов.

Утрата и утечка защищаемой документированной информации обусловлены уязвимостью информации. Под уязвимостью информации следует понимать неспособность информации самостоятельно противостоять воздействиям, которые нарушают ее установленный статус.

Уязвимость документированной информации – понятие собирательное. Она существует вообще, а проявляется в различных формах. К таким формам относятся (в скобках указаны существующие варианты названий форм):

— хищение носителя информации или отображенной в нем информации (кража);

— потеря носителя информации (утеря);

— несанкционированное уничтожение носителя информации или отображенной в нем информации (разрушение);

— искажение информации (несанкционированное изменение, модификация, подделка, фальсификация);

— разглашение информации (распространение, раскрытие).

Та или другая форма уязвимости документированной информации может реализоваться в результате преднамеренного или случайного дестабилизирующего воздействия различными способами на носитель документированной информации или саму информацию со стороны источников воздействия. Такими источниками могут быть люди, электронно-вычислительные машины, программы обработки информации, стихийные бедствия и другие форсмажорные обстоятельства. Способами дестабилизирующего воздействия на информацию могут являться ее копирование, записывание, передача, съем, заражение программ обработки информации вирусом, нарушение технологии обработки и хранения информации, выход из строя и нарушение режима работы технических средств обработки и передачи информации, физическое воздействие на информацию и др.

Если формы уязвимости документированной информации реализуются, это приводит или может привести к утрате информации, а ее разглашение приводит к утечке информации.

Обеспечение защиты конфиденциальной информации включает в себя:

— разработку инструкций по соблюдению режима конфиденциальности для лиц, допущенных к КТ;

— ограничение доступа к носителям информации, содержащим КТ;

— ведение делопроизводства, обеспечивающего выделение, учет и сохранность документов, содержащих КТ;

— использование организационных, технических и иных средств защиты КТ;

— осуществление контроля за соблюдением установленного режима охраны КТ.

Допуск работника к конфиденциальной информации осуществляется с его согласия. Работодатель имеет право отказать в приеме на работу тому, кто не хочет брать на себя обязательства по сохранению коммерческой тайны.

Все сотрудники фирмы должны при поступлении на работу подписать обязательство или договор о неразглашении коммерческой тайны и об ответственности за ее сохранность. В этом документе основными являются следующие обязательства:

— не разглашать сведения, составляющие КТ, которые будут доверены, или станут известны при исполнении служебных обязанностей, в том числе в течение определенного срока после увольнения из фирмы;

— соблюдать доведенные до сведения сотрудника требования по защите КТ;

— не использовать сведения, составляющие КТ, без согласия ее владельца.

Обязательство составляется в одном экземпляре и хранится в специальном или личном деле работника не менее 5 лет после его увольнения.

Для обеспечения защиты документированной информации также необходимо:

— на первом этапе определить конкретный состав информации, содержащей конфиденциальные сведения в организации и составить «Перечень сведений, содержащих конфиденциальную информацию», введя его в действие приказом руководителя;

— на втором этапе уже на основании этого перечня – составляется список конкретных конфиденциальных документов, требующих простановки на них грифа ограничения доступа и более строгих правил работы;

— в том числе, должно быть установлено: кто и на какой стадии работы имеет право и должен проставлять на проекте документа гриф о его конфиденциальности;

— прежде чем получить доступ к конфиденциальным сведениям и документам, должностные лица должны под расписку ознакомиться с этим перечнем сведений и списком документов;

— пройти инструктаж о сохранности конфиденциальной информации и быть предупреждены об ответственности за ее утечку;

— при этом могут налагаться ограничения на контакты с прессой и другими лицами, не владеющими той или иной конфиденциальной информацией;

— с сотрудников может быть взята подписка с обязательством не разглашать, сведения конфиденциального характера и в течении определенного времени после увольнения из организации.

Как правило, в каждой организации утверждается самостоятельная, учитывающая ее специфику, делопроизводственная инструкция о работе с документами, содержащими конфиденциальную информацию.

Для ограничения доступа к информации, содержащей конфиденциальные сведения, руководитель издает специальный приказ о введении «Перечня сведений, содержащих КТ предприятия», мер по охране этих сведений, установлению круга лиц, имеющих доступ к этой информации, и правил работы с документами, имеющими гриф «КТ». Сотрудники предприятия должны под расписку ознакомиться с приказом и приложениями к нему.

110.168.248.148 © studopedia.ru Не является автором материалов, которые размещены. Но предоставляет возможность бесплатного использования. Есть нарушение авторского права? Напишите нам | Обратная связь.

Отключите adBlock!
и обновите страницу (F5)

очень нужно

Оставить комментарий

avatar
  Подписаться  
Уведомление о