Бланк штатное расписание образец



Содержание страницы

Штатное расписание (форма Т-3)

Бланк штатное расписание по форме Т-3

Штатное расписание – это обязательный кадровый документ, который должна иметь каждая организация. Обычно используется форма Т-3, но также можно разработать и свой собственный бланк с учётом особенностей деятельности организации.

Штатное расписание для ИП. Трудовой Кодекс РФ даёт понять, что работодатель (неважно: ИП или ООО), заключивший трудовой договор с работником, обязан иметь штатное расписание. Однако однозначного указания на ИП нет в отличие от организации.

Поэтому часть бухгалтеров рекомендуют в любом случае иметь штатное расписание, а другая часть — составлять его при количестве работников свыше 3-4 человек. Хотя на практике немало индивидуальных предпринимателей игнорируют данный документ.

Форма Т-3 включает в себя сведения о подразделениях организации, наименование и количество штатных единиц в соответствии с классификатором профессий и должностей (ОКПДТР), тарифные ставки оплаты труда (оклад, надбавки). Также по всем должностям считаются суммарные месячные расходы на заработную плату.

Штатное расписание составляется с начала года или с начала деятельности организации и утверждается приказом руководителя. Срок действия документа может быть любым – например, один год или несколько лет в зависимости от решения руководителя.

Если в процессе деятельности организации возникают какие-либо серьёзные штатные изменения (кол-во штатных единиц, наименования должностей, тарифные ставки), то рационально будет приказом руководителя изменить действующее штатное расписание, а не утверждать новое.

Однако при массовом сокращении работников, конечно, лучше составить новое расписание. Форма Т-3 заполняется кадровиками или сотрудниками бухгалтерии.

Как составить штатное расписание, образец заполнения формы Т-3

Государственные нормативные акты определяют основной перечень документов, наличие которых обязательно у каждого работодателя, не зависимо от организационно-правовой формы. В перечень этих документов входит и штатное расписание. Хотя прямого указания в законодательстве на это и не содержится, но штатное расписание упоминается в нескольких статьях Трудового Кодекса РФ, что косвенно подтверждает необходимость его наличия.

Что такое штатное расписание

Штатное расписание является одним из основополагающих документов всех организаций. Оно содержит сведения о структуре предприятия, должностях и количестве штатные единиц.

В тех организациях, где система оплаты труда ограничивается только окладами это основной документ для начисления заработной платы.

На основании чего заполняется

При заполнении штатного расписания рекомендуется руководствоваться Порядком применения унифицированных форм первичной учетной документации (утв. Постановлением Госкомстата РФ от 24.03.1999 N 20).

Если организация только начала свою деятельность и штатное расписание составляется впервые, то предварительно целесообразно будет продумать перечень необходимых должностей и составить документ регламентирующий оплату труда.

Ответственный за составление

Штатное расписание составляет любой работник, которому это поручено. Как правило, это работник отдела кадров либо бухгалтер.

Ознакомление с данным документом

Поскольку штатное расписание не является локально-нормативным актом организации (абз. 7 письма Роструда от 15.05.2014 N ПГ/4653-6-1), то работодатель не обязан знакомить сотрудников со штатным расписанием.

Основные требования

Штатное расписание есть в перечне унифицированных форм, там оно проходит под литерой Т-3. Большинство организации пользуется этой формой, поскольку она содержит все необходимые графы и колонки.

Но применение этой формы не обязательно, она носит лишь рекомендательный характер, хотя по этому поводу было много споров. Окончательно точка в этом вопросе была поставлена Письмом Роструда от 23 января 2013 г. N ПГ/409-6-1. Там прямо говорится, о том, что организации вправе разрабатывать свои формы этого документа и пользоваться ими, главное учесть требования законодательства.

В частности в ст. 15, 57 ТК РФ говорится о том, что трудовая функция работника определяется в соответствии с должностью, профессией указанной в штатном расписании. То есть наименование должностей обязательно следует включать в этот документ.

Как правильно заполнить штатное расписание для ООО и ИП

Реквизиты

  • полное наименование организации, должно указываться в полном соответствии с учредительными документами;
  • ОКПО, это 8-значный код организации. Эти данные содержатся в информационном письме органов статистики, которое должно быть на каждом предприятии;
  • номер штатного расписания. Здесь нет четких требований. Можно применять сквозную нумерацию, можно каждый год начинать с цифры 1 и указанием года через дробь, можно любой другой способ нумерации.
  • дата составления. Проставляется фактическая дата составления, она может отличаться от срока введения штатного расписания в действие (например составленное в декабре текущего года штатное расписание вступает в действие с 1 января следующего года);
  • указывается период действия штатного расписания, чаще всего 1 год, и с какой даты оно вступает в силу;
  • в правом верхнем углу ставится гриф «Утверждено» и указываются реквизиты приказа об утверждении и введение в действие штатного расписания. Поверх грифа «Утверждено», как правило ставится печать организации, хотя это и не закреплено законодательно.

Бланк штатного расписания 2018 года

Форму бланка можно скачать в любой правовой системе, такой как Консультант или Гарант. Как правило, предлагается к скачиванию формат Word либо Excel, принципиальной разницы здесь нет, но в табличной форме удобнее вести, поскольку в соответствующие ячейки можно внести формулы и документ сам подсчитает количество штатных единиц и фонд оплаты труда.

Скачать бланк штатного расписания на 2018 год (форма Т-3) можно ЗДЕСЬ (файл Excel).

Порядок заполнения формы Т-3

Графа 1 «Наименование структурного подразделения»

К структурным подразделениям относятся филиалы, представительства, цеха, отделы и т.д.

Начинают обычно с подразделений высшего руководящего звена, затем бухгалтерские и финансовые службы, производство, хозяйственные службы.

Например: правление, отдел финансов и инвестиций, экономический отдел, отдел реализации и т.д.

Графа 2 «Код подразделения»

Здесь кодирование присваивается по тому же принципу, который используется в первой графе и указывает на подчиненность структурных подразделений. Например, отдел финансов и имущества – код 02, подчиненные ему бухгалтерия и экономический отдел будут иметь код 02.1 и 02.2 соответственно. Это графа заполняется редко, в основном на очень крупных предприятиях. И ее можно вообще исключить из документа.

Графа 3 «Должность (специальность, профессия), разряд, класс (категория) квалификации»

Должности вписываются в именительном падеже и единственном числе, полностью, без сокращений.

Работодатель вправе сам определять название должностей, кроме тех, которые связаны с тяжелыми и вредными условиями труда и получением государственных льгот (досрочная пенсия). Эти должности должны вноситься в соответствии с квалификационно-тарифным справочником, либо профессиональным стандартам, которые в настоящее время только еще разрабатываются.

Графа 4 «Количество штатных единиц»

Здесь указывается количество штатных единиц для каждой должности, оно может быть как целым, так и дробным, например 05 или 0,25 ставки, это означает, что количество рабочего времени для такой должности сокращается в два или в четыре раза.

Примечание: при указании должностей и штатных единиц работодатель вправе указывать любое количество, не зависимо от фактически работающих. То есть он может внести в штатное расписание 3 единицы бухгалтера, но принять на работу 2, а 3 единица может оставаться вакантной сколько угодно долго.

Исключением является штатная единица, которая отведена под квоту для инвалидов. О ее вакантности нужно обязательно сообщать в органы занятости.

Графа 5 «Тарифная ставка (оклад) и пр., руб.»

Здесь все зависит от принятых в организации систем оплаты труда. Сюда может проставляться оклад, тарифная ставка, либо различные проценты и коэффициенты.

Если нет возможности проставить конкретные цифры, то можно просто указать форму оплаты труда «сдельная», «аккордная». Но тогда в следующих графах должна быть ссылка на Положение об оплате труда или другой документ, где расписано начисления заработной платы.

Графы 6,7,8 «Надбавки, руб.»

Заполняются согласно Положению об оплате труда и других локально-нормативных документов. Сюда обычно проставляется:

  • надбавка за работу в ночное время;
  • уборка санузлов;
  • северные надбавки;
  • прочие доплаты и надбавки.

В этих строках можно просто указать документ в котором все это прописано, особенно если надбавок много. Единственное, что не указывается в этих графах — это надбавки которые начисляются на всю оплату труда. Например, премия, которая платится в размере определенного процента от всех ранее начисленных сумм (оклад или тарифная ставка плюс надбавки).

Графа 9 «Всего в месяц»

Эту графу можно заполнить только если в графах 5-10 суммы прописаны в рублях и за одинаковый промежуток времени (руб./день, руб./час), в противном случае ставится либо прочерк, либо сумма только оклада, умноженного на количество штатных единиц.

Графа 10 «Примечание»

Здесь может указываться локально-нормативный акт, регламентирующий оплату труда, минимальный размер оплаты если он установлен (например оплата сдельная, а в примечании указывается: «не менее 10000 руб.»)

Как уже было сказано выше, работодатель может исключить ненужные ему графы.

Образец заполнения штатного расписания форма Т-3

Образец заполнения формы Т-3 можно скачать ЗДЕСЬ (файл Excel).

О чем следует помнить

При заполнении графы 5 штатного расписания нужно помнить, что так называемую «вилку» оплаты труда нельзя проставлять в штатном расписании. Поскольку законодательно установлено, что за равный труд – равная оплата (ст. 22 ТК РФ).

То есть если в одном подразделении 2 штатной единицы бухгалтера, то оклад или тарифная ставка должна быть одинаковой. Но можно устанавливать индивидуальные доплаты и надбавки.

Кто подписывает

Форма Т-3 предусматривает две подписи под штатным расписанием: работника отдела кадров и главного бухгалтера. Если какая то категория отсутствует, то можно обойтись одной подписью, либо соответствующим приказом по организации назначить других лиц.

Сроки и место хранения

Оригинал штатного расписания хранится в отделе кадров либо в бухгалтерии, это определяется документооборотом конкретной организации. В любом случае если оригинал находится в отделе кадров, то в бухгалтерии должна быть копия и наоборот.

Согласно пп. «а» ст. 71 разд. 1.2 «Организационные основы управления» Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (утв. Приказом Минкультуры РФ от 25.08.2010 N 558) штатное расписание хранится в организации постоянно.

Внесение изменений

Законодательство не устанавливает срок действия штатного расписания, поэтому оно может быть единственным на протяжении всего срока действия предприятия, а все изменения и дополнения будут оформляться отдельными приказами об изменении штатного расписания.

Работодатель сам принимает решение об изменении данных в штатном расписании, в данном случае он не ограничен во времени и количестве изменений. Исключения составляют случаи предусмотренные законом, например, проведение мероприятий по сокращению. В этом случае срок внесения изменения установлен Трудовым Кодексом.

Итоги

Штатное расписание является одним из основных документов предприятия любой формы собственности, содержащим важные документы. Поскольку в документообороте не предусмотрено аналогов данному документу, то ведение штатного расписания является не только обязательным, но и необходимым для оптимальной организации работы предприятия.

Прочитав эту статью вы узнаете как назначить ответственного за пожарную безопасность.

Видео — как составить штатное расписание предприятия в программе 1С:

Унифицированная форма № Т-3 — Штатное расписание (бланк)

Штатное расписание унифицированной формы Т-3 применяется для указания структуры, персонального состава организации. Рассмотрим эту форму подробнее, а также приведем штатное расписание с образцом заполнения.

Штатное расписание: бланк унифицированной формы Т-3

С 1 января 2013 года коммерческие организации не обязаны оформлять кадровые документы по утвержденным формам, то есть могут использовать самостоятельно разработанные бланки документов.

Однако унифицированная форма Т-3 — это достаточно удобный и привычный способ оформления штатного расписания. Кроме того, штатное расписание образца формы Т-3 содержит все необходимые сведения, поэтому большинство работодателей продолжают использовать именно эту форму документа.

Напомним, штатное расписание — бланк унифицированной формы Т-3 — и порядок его заполнения утверждены постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1. Для того чтобы пользователи нашего сайта знали, как составить штатное расписание, образец документа представлен как в чистом виде (в этом разделе), так и в заполненном состоянии (в последнем разделе).

Какие сведения содержит унифицированная форма штатного расписания?

Штатное расписание — это один из внутренних нормативных документов, который обязана иметь каждая организация (или предприниматель с наемными работниками).

Какие еще кадровые документы следует оформить работодателю, читайте в статье «Кадровые документы, которые должны быть в организации».

Штатное расписание содержит:

  • перечень структурных подразделений;
  • наименование должностей, специальностей и профессий с указанием квалификации;
  • сведения о количестве штатных единиц;
  • информацию о зарплате: тарифные ставки и оклады, надбавки, фонд оплаты труда (ФОТ), в т. ч. по организации в целом.

Штатное расписание своей главной целью имеет определение структуры, штатной численности и размера ФОТ. Документ не содержит фамилии работников и их штатную расстановку по должностям. Штатная расстановка (синонимы: штатное замещение, штатный список) нормативными документами не установлена. Штатное замещение в отличие от штатного расписания не является обязательным документом для организации, тем не менее оно часто используется. Обусловлено это тем, что штатное замещение позволяет отслеживать вакансии, а также заполнение штатных единиц при приеме на работу совместителя или если должность делится между несколькими сотрудниками. Штатное замещение обычно разрабатывается на основе штатного расписания формы Т-3 с добавлением столбца, в который вносятся фамилии, имена, отчества работников, занимающих определенные должности. Если организация применяет в своей деятельности штатное замещение, то нужно учитывать, что этот документ должен храниться 75 лет.

О сроках хранения кадровых документов читайте здесь.

Как правильно составить штатное расписание

Составление штатного расписания может быть возложено на любого работника организации, при этом оно в обязательном порядке утверждается приказом (распоряжением) руководителя или иного уполномоченного лица. Порядок издания документов об утверждении штатного расписания должен закрепляться в учредительных документах.

О нюансах составления таких приказов читайте в материале «Приказы по основной деятельности — это какие приказы?».

При составлении штатного расписания впервые ему присваивается номер 1, а в дальнейшем применяется сквозная нумерация. В штатном расписании указывается дата составления, а также дата, с которой штатное расписание вводится в действие. Эти две даты могут различаться. В форме Т-3 предусмотрено указание периода действия штатного расписания, реквизитов приказа о его утверждении и количества штатных единиц.

Код структурного подразделения в штатном расписании и прочие сведения

Штатное расписание в табличной части начинают заполнять с указания наименований и кодов структурных подразделений. Как правило, код подразделения в штатном расписании указывают в порядке, позволяющем определить подчиненность и структуру всей организации.

Если у организации есть филиалы и представительства, то нужно учитывать, что они являются структурным подразделением организации, и соответственно, штатное расписание должно составляться по организации в целом. Даже если руководителю филиала передали право самостоятельно утверждать штатное расписание, то составляется оно все равно как часть единого штатного расписания.

В графе 3 штатного расписания приводится наименование должности, специальности, профессии, которые указываются в именительном падеже без сокращений. Наименование должности, профессии присваивает работодатель, если работа не связана с тяжелыми условиями труда и представлением льгот, в противном случае при указании должности в штатном расписании нужно ориентироваться:

  • на Общероссийский классификатор профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов (ОК 016-94) (утв. постановлением Госстандарта России от 26.12.1994 № 367);
  • Общероссийский классификатор занятий (ОКЗ) ОК 010-2014 (МСКЗ-08) (утв. приказом Росстандарта от 12.12.2014 № 2020-ст);
  • Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих (утв. постановлением Минтруда России от 21.08.1998 № 7);
  • единые тарифно-квалификационные справочники работ и профессий рабочих по отраслям;
  • профессиональные стандарты (абз. 3 ч. 2 ст. 57, ст. 195.1 ТК РФ).

Как привести наименования должностей в соответствие профстандартам, читайте здесь.

Если организация принимает на работу сотрудников для выполнения определенного вида работы, а не на должность (профессию, специальность), то это тоже нужно отразить в штатном расписании.

Далее в графе 4 штатного расписания указывается количество штатных единиц. Штатные единицы могут быть указаны как полные, так и неполные. Содержание неполной штатной единицы в штатном расписании указывается в долях, например 0,25; 0,5; 2,75 и пр.

При составлении штатного расписания особое внимание нужно уделить графе 5 «Тарифная ставка (оклад) и пр., руб.». В самом простом случае в этой графе штатного расписания указывается фиксированный размер оплаты труда за месяц.

На практике при составлении штатного расписания часто возникает вопрос о правильном оформлении документа в ситуациях, когда нет фиксированного размера оплаты труда, например при сдельной оплате. В этом случае рекомендуется в графе 4 штатного расписания поставить прочерк, а в графе 10 указать: «Сдельная оплата труда / Сдельно-премиальная оплата труда» и привести ссылку на локальный нормативный акт, определяющий порядок установления оплаты труда, а также ее размер за определенную норму выработки. В аналогичном порядке рекомендуется поступать, заполняя штатное расписание в ситуации, когда работнику установлена часовая тарифная ставка.

Если в штатном расписании предусмотрена неполная штатная единица, то в графе «Тарифная ставка (оклад)» всё равно указывается сумма полного оклада по должности.

Как заполнить штатное расписание: образец и пример

Образец заполнения штатного расписания формы Т-3 в ситуации, когда нет фиксированной оплаты труда, а также есть неполная штатная единица, можно найти на нашем сайте.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! В ст. 22 ТК РФ указано, что оплата должна быть равной за равный труд. Из этого следует, что «вилка» окладов в штатном расписании является нарушением Трудового кодекса. Роструд в письме от 27.04.2011 № 1111-6-1 рекомендует по одноименным должностям в штатном расписании указывать одинаковые размеры окладов, а возможность выплаты одному из работников заработной платы (не оклада) в большем размере регулировать за счет надбавок и доплат в зависимости от сложности работы, количества и качества труда.

В графах 6, 7, 8 «Надбавки, руб.» указываются надбавки — как принятые в организации (за ненормированный рабочий день, повышенную ответственность, знание иностранных языков, стаж работы и др.), так и установленные на законодательном уровне (например, за работу в районах Крайнего Севера). Штатное расписание унифицированной формы предполагает, что эти графы заполняются в рублях. Если для указания всех надбавок, действующих в организации в штатном расписании, недостаточно граф, то их количество можно увеличить, издав приказ о дополнении формы штатного расписания. Аналогично рекомендуется поступить, если надбавки устанавливаются в процентах.

Графа 9 «Всего за месяц» заполняется только в том случае, когда оклад и надбавки указаны в рублях. В указаниях по составлению штатного расписания говорится о том, что «при невозможности заполнения организацией граф 5–9 в рублевом исчислении. графы заполняются в соответствующих единицах измерения (процентах, коэффициентах и пр.)». Однако фактически оформить штатное расписание таким образом невозможно. В такой ситуации можно в этой графе поставить прочерки, а в графе 10 «Примечание» указать ссылку на нормативные акты, как внутренние, так и нормативные, которыми установлены надбавки. Ссылка в графе 10 на документ, позволяющий устанавливать надбавку за стаж, позволит не менять расписание при изменении размера надбавки. Также в графе 10 указывается любая информация, имеющая отношение к штатному расписанию.

Нюансы оформления и внесения изменений в штатное расписание

Бланком унифицированной формы Т-3 предусмотрены подписи руководителя кадровой службы и главбуха, но вот такого реквизита, как печать, в нем нет. Периодичность и сроки утверждения штатного расписания законом не установлены, и каждый работодатель решает этот вопрос самостоятельно.

Ознакомление со штатным расписанием работников производится только в том случае, если эта обязанность работодателя закреплена коллективным договором, соглашением, локальным нормативным актом (письмо Роструда от 15.05.2014 № ПГ/4653-6-1).

В штатное расписание могут вноситься изменения, если нужно дополнить его новыми должностями и структурными подразделениями или, наоборот, исключить их, а также при изменении окладов, переименовании подразделений и должностей. Изменение в штатном расписании оформляется приказом. Есть 2 способа внести изменение в штатное расписание:

1) издание приказа о соответствующем изменении;

2) издание приказа об утверждении нового штатного расписания.

При сокращении штата или численности, изменении окладов в штатное расписание также вносятся изменения, при этом нужно учитывать, что дата ввода в действие изменений не может наступать раньше чем через 2 месяца после издания приказа. Это связано с тем, что работников нужно предупредить за 2 месяца о предстоящем сокращении (ч. 2 ст. 180 ТК РФ) или о предстоящих изменениях в условиях трудовых договоров.

Штатное расписание хранится в организации постоянно. Организации, осуществляющие контрольно-надзорные функции (например, инспекция по труду, контролирующие органы ФСС РФ, ПФР, налоговые органы), при проведении проверок вправе затребовать этот документ. В случае непредставления затребованных контролерами документов или их копий, включая штатное расписание, на работодателя может быть наложен штраф в размере 200 руб. за каждый непредставленный документ (, п. 1 ст. 126 НК РФ).

Итоги

Штатное расписание – обязательный документ, который должен быть у любого работодателя. Пример заполнения штатного расписания по форме Т-3 можно найти в интернете на многих бухгалтерско-юридических сайтах, однако образец с описанными выше ситуациями приводится достаточно редко. При подготовке штатного расписания формы Т-3, образец заполнения которого приведен в данной статье, может быть хорошим подспорьем как для опытного, так и для начинающего кадровика.

О том, как правильно организовать кадровый учет, читайте в статье «Кадровое делопроизводство с нуля — пошаговые инструкции 2018».

Что такое штатное расписание, как его заполнять и где можно скачать?

Статья проверена экспертом: Нефедовой Анной.

Кадровая документация вызывает большое количество вопросов. Зачастую интерес проявляют в отношении правильности оформления, составления рассматриваемых документов.

Что такое штатное расписание?

Расписание необходимо в целях формирования структуры штата в организации и его численности. При формировании внимание уделяется соответствию документа уставу учреждения.

В него включаются сведения относительно структурных подразделений, названия профессий, перечня должностей работников. В акте подлежит указанию количество штата, необходимое для функционирования организации.

При составлении используется форма, утвержденная Госкомстатом. Важность рассматриваемого документа заключается в упорядочении рабочего процесса, его оптимизации. Документ выполняет функции:

  • создается наглядная структура учреждения;
  • указываются единицы штата;
  • контроль количественного и качественного состава рабочих;
  • отслеживание размер выплачиваемых надбавок, системы оплаты;
  • при появлении вакантных мест облегчается выбор сотрудника.

Для работодателя положительные стороны документа заключаются в возможности использования его в судебном заседании, проводимом по поводу сокращения. Также с его помощью объясняется отказ в приеме на работу.

В случае проведения проверок в компании органами, ведающими вопросами налогообложения либо соц. страхования – данный акт является необходимым. Несмотря на необязательность наличия документа, проверяющие истребуют акт для возможности проверки правильного начисления денег работникам.

Образец

На фото представлен пример:

Пример формы Т3

Для разных учреждений

Акт, составляемый относительно учреждений, функционирующих в сфере культуры, имеет особенности составления. Равно как и прочие разновидности данного документа. К числу учреждений культуры относят:

  • клубы, расположенные в городе/селе;
  • дома культуры;
  • центры культуры;
  • автоклуб;
  • агитбригада.

Полномочия по составлению бумаги возложены на учредителей перечисленных учреждений. Среди специалистов культурного организации выделяют: режиссера, директора, сценариста, звукооператора, музыкального руководителя и других.

Установление штатного расписания взаимосвязано с численностью проживающих в населенном пункте, числом организаций, функционирующих городе на протяжении 12 месяцев.

Также значение имеет наличие в нас.пункте коллективов, имеющих звание народный или образцовый.

После оценки объема труда, конкретных условий деятельности по договоренности с учредителем в документ могут включить дополнительные должности. Также обязательным условием для включения является достаточное финансирование.

На руководителя возложены функции по распределению необходимого количества работников, учитывая размер фонда оплаты.

На фото пример акта:

Пример составленного акта

В отношении общества с ограниченной ответственностью можно сказать, что акт требуется для следующих целей:

  • установление структуры состава кадров;
  • анализ качества и количества выполненных работ;
  • целесообразность продолжения сотрудничества с имеющимися кадрами либо набор новых;
  • подтверждения правильность произведенных отчислений в бюджет;
  • пенсионные отчисления;
  • аргументирование спорных вопросов в пользу предприятия.

Лицо не могут принять на должность, отсутствующую в документе. Когда в акт не включен перечень должностей – рассматривается как препятствие для сокращения численности штата.

В ситуации, когда у индивидуального предпринимателя трудятся двое или больше сотрудников, ему требуется составить штатный акт. Это связано с необходимостью заключения трудовых договоров, где указываются требования для квалификации, и устанавливается размер оклада.

Относительно строительной организации расписание обладает отличительными чертами:

  • учреждение не наделяется правомочиями по введению по своей воле названий должностей, что связано с опасным производством (используются для составления акта справочники профессий, имеющие тарификацию);
  • наличие особой структуры.

Пример штата строительной фирмы

В расписании подлежат отражению начисления за вредные и опасные условия труда рабочих.

Относительно ТСЖ особых указаний по составлению рассматриваемого акта не устанавливается. Благодаря наличию расписания в наглядной форме видно, сколько денежных средств затрачивается на одного сотрудника и на организацию в целом.

В документе не прописываются фамилии лиц, занимающих ту или иную должность, что связано с возможность комплектации штата после составления акта. Придя на собеседование, дворник должен сразу иметь возможность установленный оклад и принять решение о трудоустройстве.

Расписание в ТСЖ:

Пример акта в ТСЖ

Расписание для магазина составляется относительно количества работников. Это может быть небольшой киоск, где работает только один продавец, директор и бухгалтер, либо большой супермаркет с приличным перечнем персонала.

Относительно каждого работника заключается трудовое соглашение. В нем указывается должность и разряд, по которому человек трудоустроен.

Также в сфере торговли подлежит заключению договор о материальной ответственности за имущество работодателя. Сотрудник обязан обеспечивать сохранность ценностей, которые ему переданы в связи с заключением трудового договора.

В расписании могут присутствовать следующие строки:

Примеры сведений в документе

В заведения сферы общественного питания документ имеет примерно такой вид:

Для сферы общественного питания

Составление расписания в учреждении здравоохранения, например, в поликлинике возлагается на руководителя или сотрудника, который им уполномочен. Нормативы по численности штата приводятся в приказах Минздрава.

На законодательном уровне региона, где располагается поликлиника, устанавливается положение относительно возможности руководителя по составлению и утверждению документа.

Название должностей, включенных в расписание, должно соответствовать справочникам по профессиям. Исключением могут быть отдельные случаи. При наличии прав на льготы – данный факт подлежит включению в расписание.

В штатном акте салона красоты указывается:

  • иерархия подразделений;
  • количество штатных единиц;
  • размер оплаты труда;
  • перечень должностей;
  • надбавки и доп.выплаты;
  • порядок начисления.

Пример акта для аварийной службы:

Для аварийной службы

Для учебного заведения

Пошаговая инструкция по составлению

Составляется акт по следующим шагам:

  1. Вносится наименование организации. Данный пункт подлежит заполнению в соответствие с документацией учредительного характера. При наличии сокращенного и полного названий – имеется право выбрать любой.
  2. Указывается дата принятия и номер. Если расписание вступает в силу не в день составления, то указывается дата начала действия.
  3. Вписываются названия структурных подразделений. Относительно предприятий государственных обязательно соблюдаются нормативы.
  4. Прописываются коды подразделений, в зависимости от иерархии, установленной в компании.

Для организации

  • Вносятся данные в графу относительно должностей. Данные в графе должны совпадать с трудовым договором и книжкой.
  • Указывается количество единиц штата. Требуется вписать количество работников, которые требуются организации, а не те, что трудоустроены.
  • Вносятся сведения относительно тарифных ставок. Указывать значение менее МРОТ не допустимо. Заполняющий не может указать денежный промежуток, например, от 5 до 7 тысяч рублей. Сумма должна быть фиксированной.
  • Заполняются колонки, где указываются надбавки. Допустимо указать в процентах или рублях. На это влияние оказывают нормы законодательства, режим работы, особенности предприятия.
  • Указывается размер общей зарплаты. Вписать нужно сумму оклада и надбавок.
  • При наличии указывают примечания.
  • Вносят информацию относительно необходимых затрат на деятельность предприятия.
  • Кто это делает?

    Законодателем не указывается на кого возлагается обязанность по составлению штатного документа. На практике устанавливается, что это могут быть:

    • лица, занимающие руководящие должности;
    • группа лиц, специально созданная с этой целью;
    • работник отдела кадров;
    • экономический отдел;
    • юр.отдел;
    • отдел по организации труда и зарплате.

    Требуется, чтобы при составлении акта принимал участие специалист экономического отдела.

    Сколько лет хранится?

    Сроки для хранения документации устанавливаются Росархивом. Согласно актам, разработанным указанным ведомством, срок хранения составит три года. Отсчет срока начинается с момента, когда документ утратил силу.

    Когда меняется?

    Согласно справочнику, где указывается квалификация должностей работников, подчиненных и начальников, ответственность относительно оформления возлагается на экономиста по трудовым вопросам. Учитывая факт, что не во всех компаниях имеется указанная должность – руководством принимается решение относительно выполнения рассматриваемой работы.

    Образец приказа о внесении изменений

    Как правило, при составлении акта используется производственные задачи и объем работы. Согласно указанным данным происходит набор штата и производится расчет денежных средств, необходимых для выплаты авансовых платежей, установленных на законодательном уровне.

    Структура предприятия является не вечной, так как в нее вносятся коррективы, она меняется и развивается. Изменения могут связываться с возрастанием количество зон, обслуживанием организацией, корректировкой видов деятельности, которыми занимается предприятие.

    В силу наличия таких обстоятельств меняется форма трудовой деятельности, что за собой может повлечь изменение численного состава компании в сторону увеличения или уменьшения.

    Внесение корректив также связывается с изменением в тарифных ставках. Относительно МРОТ регулярно принимаются изменения в законодательстве, по его увеличению. В таком случае работодатель с силу финансовой возможности имеет право увеличить оклад.

    Коррективы вносятся в акт на основании документации, разработанной в бухгалтерии.

    На военное время

    Учреждения и организации различных форм имеют право принять расписание на период времени, считающийся военным. Составление и заполнение акта не вызывает сложностей, так как проводится равно как и стандартная процедура.

    Основание проведения рассматриваемого процесса является мобилизационное задание, полученное из военкомата и прочих структур, например, МЧС. Согласно полученной документации рассчитывается численность штата, после чего информация вносится в акт.

    Стационар больницы получил задание на военный период относительно установки дополнительных койко-мест в количестве 250 единиц.

    После ознакомления с требованием руководители принимают решение о том, сколько им понадобится работников для обслуживания пациентов. Далее составляется расписание и утверждается при помощи вынесения приказа.

    Структурное подразделение

    Первый столбец рассматриваемого документа носит название «Наименование структурного подразделения». Когда расписание составляется для коммерческих организаций, то ограничений относительно названий подразделений не устанавливается.

    Учитываются только терминологические требования, указывают, что давать название подразделению малоизвестным иностранным словом не желательно.

    В некоторых организаций наименование подразделения влияет на получение работником причитающихся льгот. Примером могут быть учреждения здравоохранения и образования. В таком случае сотрудники отдела кадров принимают на себя задачу правильного указания названия подразделения.

    С целью облегчения работы отделу кадров созданы классификаторы относительно вредных производств и прочие списки. Названия вписывают относительно групповой принадлежности:

    • изначально указывается руководство;
    • производственные;
    • вспомогательные.

    Нужно ли это для ИП?

    Законодательными актами не закрепляется обязанность индивидуальных предпринимателей по составлению штатного документа.

    Однако, не смотря на это положение, ИП не советуют пренебрегать составлением акта. Связывается это в первую очередь с тем, что у предпринимателя трудятся сотрудники, с которыми заключен трудовой договор.

    Вне зависимости от формы действующей системы налогообложения, оформление расписания позволяется исключить наложение штрафа за отсутствие данного акта. В качестве исключения рассматривают ситуацию, когда у предпринимателя отсутствуют работники.

    Категории должностей

    На 2018 год законодателем не разработаны правила относительно единого формирования названий должностей в расписании. Нормы, прописанные в стандартах, подлежат соблюдению в определенных условиях труда и в структурах государственного значения. Многие компании при названии должностей руководствуются своими правилами.

    Примером модного наименования должности в организации может быть менеджер. На деле это та же уборщица. Однако должность именуют менеджер клининговой службы. Данное название применяется с целью стимулирования человека к труду.

    Когда численность штата в организации небольшая, то один человек может занимать сразу две должности.

    Пояснительная записка

    Данный акт требуется в том случае, когда утверждается новое расписание, где указываются ранее не задействованные должности. В записке приводится обоснование относительно принятия данные изменений. То же правило распространяется на случаи, когда численность работников сокращается.

    Пример пояснительной записки

    Записка составляется руководством подразделения, где были нововведения. Внесенные коррективы обязательно подлежат обоснованию. На документе ставится виза руководителя организации, дающая основание полагать, что он согласен на подобные коррективы.

    Районный коэффициент

    Составители штатного расписания должны иметь в виду, что в графах относительно тарифных ставок указывается размер оплаты, который соответствует окладу, установленному компанией в коллективном договоре.

    Коэффициенты районного значения подлежат указанию в графе надбавки. Подобные выплаты устанавливаются в соответствие с нормативными актами государства.

    В расписании обязательно указывается, за что производится выплата надбавок.

    Рассматриваемый вид кадровой документации хоть и не является обязательным – большая часть организаций составляет и руководствуется в своей деятельности этим актом. Связано это с функциональностью бумаги.

    Как правильно составить штатное расписание в 2018 году

    Что это такое

    Штатное расписание, или сокращенно ШР, — это локальный нормативный акт, который определяет структуру предприятия, его кадровый состав и численность. Разрабатывается, как правило, на основании унифицированной формы Т-3 (образец заполнения мы приводим в этой статье). В штатном расписании, кроме наименования профессий и должностей, указывается размер заработной платы по каждой из них.

    Скачать штатное расписание на 2018 год вы сможете ниже, а сейчас поговорим, что оно собой представляет.

    Как уже сказано, форма штатного расписания (2018) может быть утверждена по стандартной унифицированной форме, но это не значит, что работодатель стеснен данной формой. Руководитель предприятия может разработать собственную форму и образец, понятные и удобные именно ему. Если он не хочет заниматься разработкой сам, он может поручить это ответственному лицу, например бухгалтеру.

    Образец штатного расписания на 2018 год, скачать

    Обратите внимание, в рассматриваемом документе в обязательном порядке должны быть:

    • наименование подразделения;
    • наименование должностей;
    • количество штатных единиц;
    • размер оклада;
    • надбавки, если они предусмотрены положением об оплате труда.

    Скрывать какие-либо сведения в ШР нельзя. Если единица есть, она обязательно указывается в форме. Образец заполнения штатного расписания на 2018 год вы сможете увидеть ниже.

    Для чего нужно штатное расписание в организации

    Данный локальный нормативный акт необходим в связи с тем, что он:

    • дает возможность наглядно сравнивать подразделения по численности работающих, их квалификации, уровню оплаты их труда;
    • используется при оценке эффективности существующей структуры предприятия;
    • полезен для анализа трудовой загрузки сотрудников, оценки объема выполняемых ими работ, уточнения и изменения должностных инструкций;
    • необходим при взаимодействии с проверяющими органами. Его обычно требуют предоставить трудовые и налоговые инспекции при проверках: отсутствие может быть рассмотрено как нарушение законодательства о труде и охране труда, что влечет за собой наложение штрафа, который, согласно ст. 5.27 КоАП РФ, составляет 1000-5000 рублей — с должностного лица и от 30 000 до 50 000 рублей — с организации;
    • требуется для обоснования увольнения сотрудников по сокращению штата в случае рассмотрения дела в суде. Без него работодателю сложно доказать оправданность увольнения и отсутствие доступных вакансий для сокращаемых сотрудников (ТК РФ обязывает работодателя предоставлять сокращаемому работнику подходящую ему вакантную должность на предприятии при наличии таковой).

    Образец штатного расписания на 2018 год: оформляем по всем правилам

    Шаг 1. Заполняем шапку

    Все стандартно: указываем полное наименование организации в соответствии с уставными документами. На этом же этапе указываем и период, на который составляется этот документ. Период указывают либо на год, либо просто пишут, что он применяется с такой-то даты, без указания терминального срока.

    Шаг 2. Указываем штатные единицы

    Здесь вносятся все наименования профессий и должностей, которые есть в фирме. Здесь они подлежат своеобразному учету и компоновке по подразделениям, если они, конечно, есть. Обратите внимание, что если по профессии подразумевается применение профессионального стандарта или должность указана в списке, который дает право на досрочное назначение пенсии, то в этом документе наименование должности или профессии должны быть строго идентичными профстандарту или списку.

    Шаг 3. Прописываем должностные оклады и надбавки

    Указываем цифры. Обратите внимание, что если у вас используются только оклады, как, например, в данном образце, то разделы надбавки и компенсации не заполняются. Пускай вас не смущают пустые клетки, закон это позволяет. Такая у вас система оплаты труда.

    Шаг 4. Подписываем

    Сводные сведения, как правило, подписывают два человека: кадровик и бухгалтер. Но в небольших компаниях за двоих сможет расписаться и один, например, тот же бухгалтер.

    Шаг 5. Утверждаем

    Утверждает генеральный директор своим приказом, который составляется в свободной форме. В дальнейшем все изменения в ШР вносятся исключительно приказами.

    Когда составляется и как внести изменения

    Расписание составляется и утверждается, как правило, при открытии предприятия. В дальнейшем коррективы и изменения при необходимости установить новые оклады или добавить новые единицы вносятся в него новыми приказами.

    Изменения вносятся, как правило, в случае:

    • переименования структурных подразделений или должностей,
    • изменения оклада,
    • при реорганизации предприятия,
    • в случае сокращения численности или штата работников.

    Разница между последними двумя пунктами состоит в том, что при сокращении численности исключаются отдельные штатные единицы (то есть происходит реорганизация), а при сокращении штата — отдельные подразделения. При этом работники, замещающие сокращаемые должности, подлежат увольнению согласно соответствующим статьям ТК РФ.

    Вносятся изменения исключительно тем же способом, что и утверждались, то есть приказами. В качестве основания может быть указана одна из следующих причин:

    • усовершенствование организационной структуры компании;
    • улучшение работы отдельных структурных подразделений;
    • реорганизация компании;
    • расширение или сокращение компании;
    • изменение законодательства;
    • оптимизация организационных процессов;
    • планово-экономические расчеты отдела по работе с персоналом;
    • устранение дублирования функций.

    Все работники, которых затронули изменения, обязаны ознакомиться с приказом под подпись. Но перед этим работодатель обязан сделать официальное объявление о предстоящих изменениях и уведомить своих работников о грядущих переменах не менее чем за два месяца. Особенно это касается ситуаций с увольнениями работников, где каждое действие подлежит документальному подтверждению.

    Обязательно ли использовать образец штатного расписания

    В настоящее время наличие этого документа обязательно, согласно ТК РФ, где оно упоминается дважды: в статье 15, содержащей определение трудовых отношений, и в статье 57, согласно которой важным условием трудового договора является трудовая функция, а именно работа по должности в соответствии со штатным расписанием, профессии, специальности ­с указанием квалификации, конкретный вид поручаемой работнику работы. Поэтому образец, как правильно составить штатное расписание 2018 года, вам пригодится в работе.

    Оставить комментарий

    avatar
      Подписаться  
    Уведомление о